Kérdése van a tagsággal kapcsolatban?

06-23/365-666  |  info@minke.hu

Mutasd a menüt

Szabályoz-e a szabályzatod?

Az embert közvetlenül érintő társadalmi, gazdasági, biológiai környezetben a szabályok milliói veszik körül. Számos olyan írott és íratlan szabály határozza meg az emberek hétköznapjait, melyek alapvetően befolyásolják a mindennapi életüket, tennivalóit, magatartási szabályait.

Kézenfekvően következik mindebből az is, hogy az emberek által megalkotott gazdasági társaságok életét is a jogszabályok tömkelege öleli át, irányítja, befolyásolja és meghatározza a hétköznapi életüket.

A számos jogszabály közül most emeljünk ki egyet, amelyről a kiemelés pillanatában máris látható, hogy nem az egyetlent jelenti, hanem maga után húz számos más jogszabályt is, melyek nem hagyhatók figyelmen kívül.

 

A számvitelről szóló, 2000. évi C. törvény (a továbbiakban: Szv.tv.) 14. § (1) – (2) – (3) – (4) és (5) bekezdései az alábbiak szerint rendelkeznek:

  1. § (1) A beszámoló elkészítésekor és a könyvvezetés során a 15-16. §-ban meghatározott alapelveket kell érvényesíteni.

(2) Az alapelvektől csak e törvényben szabályozott módon lehet eltérni.

(3) A törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő – a törvény végrehajtásának módszereit, eszközeit meghatározó – számviteli politikát.

(4) A számviteli politika keretében írásban rögzíteni kell – többek között – azokat a gazdálkodóra jellemző szabályokat, előírásokat, módszereket, amelyekkel meghatározza, hogy mit tekint a számviteli elszámolás, az értékelés szempontjából lényegesnek, jelentősnek, nem lényegesnek, nem jelentősnek, továbbá meghatározza azt, hogy a törvényben biztosított választási, minősítési lehetőségek közül melyeket, milyen feltételek fennállása esetén alkalmaz, az alkalmazott gyakorlatot milyen okok miatt kell megváltoztatni.

(5) A számviteli politika keretében el kell készíteni:

  1. a) az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatát;
  2. b) az eszközök és a források értékelési szabályzatát;
  3. c) az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzatot;
  4. d) a pénzkezelési szabályzatot.

 

Az idézett jogszabály alapján legtöbb ügyvezető fejében felvetődik a kérdés: „nekem most egy új jogszabályt kell alkotnom?” Igen!- helyesen gondolják azok, akik a hivatkozott jogszabályt olvasva arra gondolnak, hogy nekik egy új jogszabályt kell alkotniuk, bár ez a mondat sántít egy kicsit. A valóság az, hogy igen is, meg nem is. Kezdjük a „nem”-mel. Nem kell új jogszabályt alkotni, mert untig elég az a jogszabály-tömeg, amely a vállalkozások életét érinti. A jogszabály tömegből emeljük ki a Szv.tv.-t, amely –ha úgy tetszik- egy keret-törvény, amelyből az adott vállalkozásnak a saját gazdasági, gazdálkodási tevékenységére leginkább jellemző ismérveket, magatartási, eljárási szabályokat kell meghatároznia saját magának. Látható, hogy nem kell új jogszabályt alkotni, hanem a már meglévőből kell kiválasztania a gazdálkodó szervezetnek a tevékenységére leginkább jellemző ismérveket. Példának okáért: egy könyvelő kft-nél nehezen értelmezhetőek az élőállat szaporulat elszámolásának szabályai, ugyanakkor ennél a társaságnál nem hanyagolható el és részletesen kell szabályozni a beszerzett tárgyi eszközök (számítógépek, egyéb ide sorolt berendezések) elszámolásának módját.

 

Elengedhetetlenül fontos, hogy a Szv.tv.-ben rögzített alapelvekkel szemben, eltérően nem rendelkezhetünk sem a számviteli politikában, de a más egyéb szabályzatban sem!

 

Van egy másik nagyon fontos dolog is: azoknak a vállalkozásoknak, akik (amelyek) mikrogazdálkodói beszámolót készítenek, mentesülnek a számviteli szabályzat készítési kötelezettsége alól. Tehát összefoglalhatjuk, hogy kinek kötelező a számviteli szabályzatot készíteni: mindazon vállalkozásoknak, akik (amelyek) a beszámolójukat a 2000. évi C. tv. szerint készítik el (kivéve a mikrogazdálkodói beszámolót készítő kisvállalkozások).

 

A számviteli politika:

Mi is az a számviteli politika? Sok éves tapasztalatom, hogy a vállalkozások igen jelentős része nem, vagy nehezen tudja értelmezni a számviteli politika fogalmát. Sajnos léteznek olyan vállalkozások is, melyek a törvény előírásait nem elég, hogy nem ismerik, de nem is akarják megismerni, szükségtelen rossznak tekintik. A számviteli politika fogalmát a korábbi ágazati számviteli rendszereket felváltó, egységes számvitelről szóló, 1991.évi XVIII. tv. vezette be. Tartalmát csaknem azonosan átvette a jelenleg hatályos Szv.tv.  

 

Definícióját összegezhetjük úgy, hogy a számviteli politika a számviteli törvénynek az a része, mely meghatározza, hogy a törvény által biztosított kereteken belül milyen elszámolási módszereket alkalmazunk a saját vállalkozásunk számviteli nyilvántartásában. A gazdasági társaság saját nyelvére lefordítva úgy is értelmezhetjük, hogy a számviteli törvény elveinek (a tv. 15. §-a) alapján a vállalkozás tevékenységéhez igazított és alkalmazott nyilvántartási rendszer írásos összefoglalása. A számviteli politika tartalma a főkönyvi könyvelésben tárgyiasul, melynek fordítva is igaznak kell lennie: a főkönyvi könyvelésnek a számviteli politika előírásait kell tükröznie.

 

Az újonnan alakult gazdasági társaságnak a számviteli politikáját a megalakulást követő 90 napon belül kell elkészítenie. Fontos azt is tudni, hogy minden olyan törvényi módosítást, amely a számviteli politika tartalmára is hat, a módosítás hatálybalépését követő 90 napon belül kell átvezetni a vállalkozás számviteli politikájában.

 

A számviteli politika összeállításáért és folyamatos karbantartásáért a társaság cégjegyzésre jogosult képviselője felelős.

 

Leginkább jellemző dolog, hogy a vállalkozás képviselője nem a számvitelhez értő szakember. Ez esetben „össze kell dugnia a fejét” a társaság számviteli nyilvántartásának vezetéséért felelős szakemberével (a könyvelőjével) és együttesen kell kimunkálni és írásba foglalni a törvényi előírásoknak megfelelő számviteli politikát. Mi történik, ha nem készíti el a vállalkozás a számviteli szabályzatait? Amíg az adóhatóság nem ellenőrzi, addig semmi sem történik. Ám, ha egy adóhatósági ellenőrzés feltárja a számviteli szabályzatok hiányát, azért 500 ezer Ft mulasztási bírságot szab ki, és kötelezi a vállalkozást –határidő kitűzése mellett-, hogy készítse el a törvényben elírt szabályzatait. Ez esetben gyakorlatilag úgy kell elkészíteni a szabályzatokat, hogy a már meglévő könyvelési rendszerrel, értékelésekkel, pénzkezelési és leltározási rendszerrel „szinkronba” legyen, tehát a tartalmában lefedje az alkalmazott módszert, illeszkedjen az alkalmazott számviteli rendhez. Közismert, hogy néhány ügyvédi iroda néhány tízezer forintért elkészíti a társaság szabályzatait, és azt egyes vállalkozások meg is vásárolják. Sajnos több vállalkozás él ezzel a módszerrel, mint szabadna. Miért? A válasz egyértelmű. Az ügyvédi iroda a számítógépében rendelkezik egy sablon számviteli politikával, melyben a cégadatokat átírják, és 10-15 perc alatt már kész is a szabályzat. A meglepetés a vállalkozást akkor éri, amikor az adóhivatal egy társasági adó ellenőrzést tart, és a vizsgálatot azzal kezdik, hogy elkérik a társaság cégokmányai után a szabályzatait is. A szabályzatok tartalmának áttekintése után hozzálátnak az ellenőrzéshez. A sablonként készült számviteli politika esetén a vizsgálat első perceiben fény derülhet arra, hogy a könyvelés (a számviteli nyilvántartás) nincs „szinkronban” a szabályzatokban, a számviteli politikában leírtakkal. Mi történhet ilyen esetben? Rosszabb és ritkán előforduló esetben az adóhivatal mulasztási bírság kiszabása mellett kötelezi a vállalkozást arra, hogy állítsa helyre a számviteli rendjét. Ez azt is jelentheti, hogy újra el kell készíteni (általában 30 napon belül) a lezárt időszak számviteli nyilvántartását, azaz újra kell könyvelni néhány év gazdasági eseményeit. Talán nem kell külön ecsetelni ennek hátrányait és nem feltétlenül szükséges dologi kiadásait. Ugyanez elmondható arra az esetre, amikor a társaság nem aktualizálja a törvényváltozáskor az adott előírást (elmarad a szabályzat megfelelő pontjának a módosítása). Ezekben az esetekben az adóhatóság az adóhatósági jegyzőkönyv „számviteli rend és bizonylati fegyelem” című fejezetében leírja a számviteli politika, az egyéb szabályzatok és a számviteli nyilvántartás eltéréseit, és max. 500 E Ft mulasztási bírsággal „értékeli” az eltérést, az adózás rendjéről szóló, 2017. évi CL. törvény 227/A. § (1)-(2) bekezdéseiben foglaltak alapján:

227/A. §   [A számviteli törvény alapján összeállítandó szabályzatban foglaltaktól eltérő eljárás és a közzétett beszámolóban a lényegesnek minősülő információ nem vagy téves szerepeltetése]

(1) Az adózó az általános bírságszabály szerint szankcionálható, ha a Számv. tv. alapján összeállítandó szabályzataiban foglaltaktól eltérően jár el, továbbá, ha a közzétett beszámolója a beszámoló szempontjából lényegesnek minősülő információkat nem tartalmaz vagy tévesen mutat be.

(2) E § alkalmazásában lényegesnek minősül a beszámoló szempontjából minden olyan információ, amelynek elhagyása vagy téves bemutatása – az észszerűség határain belül – befolyásolja a beszámoló adatait felhasználók döntéseit.

 

Tehát a fent leírtak nem csak a számviteli politika tartalmára vonatkoznak, hanem a törvényben előírt más szabályzatokra is.

 

Leltárkészítési és leltározási szabályzat:

 

Nyilvánvaló dolog, hogy a leltár az év végi pénzügyi-számviteli beszámoló (közismerten: mérleg) kötelező melléklete a leltár. Az adóhivatal az ellenőrzés során összeveti a leltározással kapcsolatos okmányokat a leltárkészítési és leltározási szabályzat tartalmával. Amennyiben az okmányok tartalma nem tükrözi a szabályzatban leírtakat, súlyos, hátrányos következményekre számíthat a vállalkozás. Szélsőséges esetben az adóhatósági ellenőrzés kimondhatja a leltár hiteltelenségét, illetőleg ezzel párhuzamosan, a beszámolóban közölt adatokat is kétségbe vonhatják. Az adóhatósági szankció ez esetben is lehet az, hogy kötelezik a társaságot a számviteli rend helyreállítására (általában 30 napos határidővel, mulasztási bírság kiszabása mellett). Ez a szankció súlyos esetben helyesbítő beszámoló elkészítését is maga után vonhatja, továbbá jó eséllyel történhet adóhiány megállapítása is, melyre tekintettel kógens módón (kötelező jelleggel) adóbírság és késedelmi pótlék kiszabására is sor kerül.

 

Értékelési szabályzat:

 

A 2001. január 01-től hatályos számviteli törvény különös hangsúlyt fektet a beszámoló elkészítése során alkalmazott értékelésre, melyre különösen jellemzőnek kell tekinteni a piaci értéken történő értékelést. Mit is jelent ez konkréten? Azt, hogy az eszközeinket és a forrásainkat a beszámoló elkészítésekor egyedi értékeléssel felül kell vizsgálni. Az értékelés során a meglévő eszközöket és forrásokat a piaci értékekhez kell igazítani. Ez történhet úgy is, hogy az eszközök és források egy meghatározott részét, vagy egységét a nyilvántartásunk szerinti értékéhez viszonyítva leértékeljük, vagy éppenséggel felértékeljük. Ennek az eljárásnak a részletes leírását, módszerét a vállalkozás értékelési szabályzatában kell kidolgozni. Különösen fontos az értékelési szabályzatban az értékcsökkenési leírás számításának részletes kidolgozása, hiszen közismert dolog, hogy az értékcsökkenési leírást akkor is el kell számolni a költségek között, ha ez miatt a vállalkozás adózás előtti eredménye negatív értéket venne fel (a társaság „veszteségbe menne át”).

 

A korábban említett adóhatósági ellenőrzés az értékelési szabályzat előírásainak alkalmazását a beszámolóban közölt adatok „visszaellenőrzésével” kontrollálja.

 

Eltérés esetén nemcsak az adózás előtti eredmény módosítására kerül sor, hanem a számított adóalapot is módosítja az ellenőrzés, melynek végső eredménye általában újabb adófizetési kötelezettség megállapítása.

 

Az önköltségszámítási szabályzat:

 

A törvény ezen előírása a vállalkozások nagy részét nem érinti, mivel csak meghatározott bevételi, vagy költség értékhatár túllépése esetében kötelező az elkészítése. A vonatkozó Szv.tv. az alábbiak szerint rendelkezik:

  1. § (6) Az (5) bekezdés c) pontjában előírt kötelezettség alól mentesül az egyszerűsített beszámolót készítő gazdálkodó, az egyszerűsített éves beszámolót készítő gazdálkodó, továbbá a (7) bekezdésben meghatározott értékhatárt el nem érő gazdálkodó.

(7) Amennyiben az értékesítésnek az eladott áruk beszerzési értékével, a közvetített szolgáltatások értékével csökkentett nettó árbevétele valamely üzleti évben az egymilliárd forintot vagy a költségnemek szerinti költségek együttes összege az ötszázmillió forintot meghaladja, az ezt követő évtől kezdődően a saját előállítású termékek, a végzett szolgáltatások 51. § szerinti önköltségét az önköltségszámítás rendjére vonatkozó belső szabályzat szerinti utókalkuláció módszerével kell megállapítani. Ezen kötelezettsége alól a vállalkozó a későbbiek során – a feltételek ismételt teljesülése esetén – sem mentesül.

 

Pénzkezelési szabályzat:

 

A vállalkozások pénzkezelési szabályzatának fontosságát kiemeli az a tény, hogy a törvény külön bekezdésben határozza meg, és taxatíve felsorolja a pénzkezelési szabályzatnak a minimálisan kötelező tartalmát, az alábbiak szerint:

(8) A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről, a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről, felelősségi szabályairól, a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról, a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről, a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről, a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról, az ellenőrzés gyakoriságáról, a pénzszállítás feltételeiről, a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

 

A pénzkezelési szabályzat előírt kötelező tartalmának törvényben való rögzítését a hétköznapi élet történései kényszerítették ki a jogalkotóból. Tekintettel arra, hogy a pénzkezeléssel kapcsolatos, lehetséges problémák könnyedén „átcsaphatnak” a BTK hatálya alá tartozó jogszabályhelyek valamelyikébe (pld.: jelentős pénztárhiány, szállítás közben elveszett, vagy elrabolt pénz, stb., stb.) Az eddig leírtak is azt példázzák, hogy a vállalkozás életében a pénzkezelés önmagában is rendkívül fontos, kiemelt lényegességet testesít meg. A pénzügyi fizetőképesség (likviditás) a gazdasági társaság működésének alapvető létkérdése, melynek fontosságát talán már nem is kell jobban hangsúlyozni. Tudni érdemes még, hogy ez a NAV által leggyakrabban és legalaposabban ellenőrzött szabályzat!

 

Egyéb szabályzatok:

Az eddig is gyakran idézett számviteli törvény ugyan nem nevesít egyéb, más szabályzatot, azonban a vállalkozás vezetőjének lényeges lehet elgondolkodni azon, hogy a túlszabályozás elkerülésének szem előtt tartásával érdemes volna-e más, gazdálkodást érintő folyamatokra is elkészíteni az idevonatkozó szabályzatot. Milyen szabályzatok lehetnek ezek? Példának okáért néhány: munkaruha, formaruha kihordási szabályzat, cafeteria szabályzat, saját gépkocsi használat költségtérítési szabályzata, stb., stb.

Ezeknek a szabályzatoknak az összessége úgy működik, mintha az a vállalkozás törvénykönyve lenne. Felfogható úgy is, mintha a vállalkozás működésének a használati utasítása, ugyanis, ha attól eltérően (vagy annak hiányában) cselekszünk, akkor akadozik annak működése, ami végső soron káoszba torkollna a vállalkozás életét tekintve.

 

Ezek a szabályzatok akkor működnek hasznosan a vállalkozás belső életében, ha azok nem önmagukért vannak, hanem az abban foglaltakat a társaság vezetése és az alkalmazottak a cég belső törvényének tekinti. A szabályzatban leírtak következetes alkalmazása biztosítani tudja, illetőleg lehetővé teszi a vállalkozás belső életének harmóniáját, kívülről pedig a stabilitást, megbízhatóságot tükrözi a megrendelők felé, melyek alapját képezhetik a vállalkozás életképességének, biztosíthatják annak tartós fennmaradását.

 

 

Bálint József
adószakértő

Tax-Orientation C. Kft