Ügykezelő hozzáadása a Cégkapuhoz

Cégkapu regisztráció szükségessége – történeti áttekintés

Gazdálkodó és egyéb szervezetek 2018. január 1-je óta a hivatalos elektronikus elérhetőségen keresztül kötelesek az elektronikus ügyintézésre, ún. Cégkapu használatára.A Cégkapu regisztrációt a már létező szervezetek számára 2017. augusztus 30-ig kellett megtenni, az újonnan (2017. augusztus 30. után) alakult szervezeteknek pedig a nyilvántartásba vételüktől számított 8 napon belül kell a regisztrációt elvégezniük. 2018. június 1-jétől beszámoló benyújtására már csak abban az esetben jogosult a könyvelő, ha az adott szervezetnél Cégkapu Ügykezelőként vagy Megbízottként regisztrálva van.

Egyéni vállalkozók nem tudnak regisztrálni a Cégkapun.Egyéni ügyvédek és szabadalmi ügyvivők számára a Cégkapu-regisztráció nem kötelező, de választható.

Milyen viszonyban áll egymással az Ügyfélkapu és a Cégkapu?

Az Ügyfélkapu a természetes személyek hatósági ügyintézésére szolgál, míg a Cégkapu –leegyszerűsítve– gazdálkodó szervezetek biztonságos, elektronikus kapcsolattartását hivatott biztosítani a hatóságokkal.

Miért fontos a könyvelő Ügykezelőként történő rögzítése?

A NAV 2018. december 31-igfelmentést kapott a Cégkapu használata alól, ez azt jelenti, hogy a 2018. év a nemzeti adóhatóságnál a Cégkapus kommunikációra történő átállás jegyében zajlott. Ez a folyamat –úgy tűnik– lezárult, hiszen megtörtént a NAV bejelentése, melynek értelmében 2019. január 1-től az adóhatóság kizárólag a Cégkapu szolgáltatáson keresztül kommunikál a gazdálkodó és egyéb szervezetekkel.

Ez egyúttal azt is jelenti, hogy acég könyvelője ezen időponttól kezdődően csak abban az esetben tudja ellátni az elektronikus ügyintézésre, bevallások és/vagy kérelmek benyújtására, adóhatósággal történő kapcsolat tartásra, stb. vonatkozó feladatát, ha és amennyiben Ügykezelőként az adott szervezet Cégkapuján rögzítve van hiszen ha nincs cégkapu regisztráció és Ügykezelő kijelölés, akkor 2019. január 01-től nincs kommunikációs lehetőség a NAV-val, ezen időpontot követőenbármilyen NAV-nak szóló bevallást, önellenőrzést, kérelmet, ügyiratot, stb. kizárólag a Cégkapun keresztül lehet beküldeni, kizárólag a Cégkapu Ügykezelő által!

Van-e más megoldás arra, hogy a bevallások beküldhetők legyenek, de a Cégkapun ne jelenjen meg a könyvelő Ügykezelőként?

Sokunkban aggályok merülnek fel arra vonatkozóan, hogy Cégkapu Ügykezelőként regisztrálja az ügyfele, hiszen a szervezetek vezetőnek dolgaiért nem a könyvelők a felelősek. A felelősséget egyrészt az Ügykezelőként történő rögzítés során a vénykezelési profil megfelelő beállításával tudjuk szabályozni. Másik lehetőség az, ha a szabályos EGYKE meghatalmazással rendelkező könyvelőirodáknál az EGYKE nyomtatványon szerepeltetjük a könyvelőiroda adószámát, és így a könyvelőiroda cégkapuján keresztül beküldhető a bevallás. Ebben az esetben tehát a megbízottnál legyen szabályos EGYKE meghatalmazás, továbbá a megbízott vegye fel saját dolgozóit ügykezelőnek. Ez a mód jelenleg is működik már.

EGYKE alkalmazása helyett jóval egyszerűbb eljárási mód, hogy már az eBEV meghatalmazás funkcióját is lehet alkalmazni. Ezt a megbízó ügyvezető saját ügyfélkapuja felhasználásával indítja, és ezta meghatalmazott szintén elektronikusan el tudja fogadni. A tervek szerint jövőre már a meghatalmazás ezen menetét a meghatalmazott is indíthatja elektronikusan.

Amennyiben a Cégkapu Ügykezelő felvételét választjuk, abban az esetben az azzal kapcsolatos tudnivalókat az alábbiak tartalmazzák.

Meddig kell megtörténnie a Cégkapu Ügykezelőkénti rögzítésnek?

Ahhoz, hogy a NAV-val történő kommunikáció zavartalanul megtörténjen, az Ügykezelőként történő felvétel műveletét legkésőbb 2018. december 31-ig el kell végezni (újonnan alakult szervezeteknél a nyilvántartásba vételüktől számított 8 napon belül, a Cégkapu regisztrációval egyetemben).

Mennyi ideig tart a Cégkapu Ügykezelő felvételének művelete?

Cégkapu Ügykezelőként a felvétel csupán pár percet vesz igénybe.

Kinek a feladata a Cégkapu Ügykezelő rögzítése?

Cégkapu Ügykezelő rögzítése a gazdálkodó és egyéb szervezet képviseletére jogosult személy feladata, aki az adott szervezet cégkapuját kezeli.

Milyen adatokra van szükség a Cégkapu Ügykezelő felvételéhez?

Ügykezelőként történő rögzítéshez az Ügykezelő alábbi adatai szükségesek:

• Születési név
• Viselt név
• Anyja neve
• Születési hely
• Születési idő

Ügykezelő felvétele a Cégkapu szolgáltatásba lépésről lépésre

1. A böngészőbe (ajánlott: Google Chrome vagy Mozilla Firefox) írjuk be:https://tarhely.gov.hu/adminisztracioA belépés a Tárhelyszolgáltatás (Ügyfélkapus) felhasználói névvel és jelszóval történik.

A következő képernyőképet fogjuk látni, ahol az „Ügyfélkapu”-ra kell kattintani.

2. Ezt követően a bejelentkezéshez meg kell adni az ügyfélkapus felhasználónevet és az ahhoz tartozó jelszót

3. Ha bejutottunk a tárhelyünkre, akkor a jobb felső részen látható “BEÁLLÍTÁSOK” feliratra kell kattintani a további műveletek elvégzéséhez

4. A megjelenő képernyőn egyrészt magadat (piros nyíl), másrészt pedig az általad képviselt cégek listáját (zöld nyíl) látod, itt kell az egyik szervezet hosszú nevére kattintani

5. Ezt követően megjelennek a Cégkapu részletek a kiválasztott szervezet vonatkozásában, itt kell az új Ügykezelőt felvinni, az „Új hozzáadása” kifejezésre kattintva

6. Értelemszerűen ki kell tölteni a megjelenő regisztrációs lapot az Ügykezelő személyes adataival. Itt semmit NE pipáljunk be!

7. Ezt követően szükséges jelölni, hogy „Nem vagyok robot”. Amennyiben a “spam-elhárító” úgy dönt, akkor hajtsuk végre a kapott feladatokat is. Ez követően mégegyszer nézzük át a felvitt adatokat, és ha mindent helyesen adtunk meg, akkor kattintsunk a „Hozzárendel” szóra

8. Ezt követően megjelenik az Ügykezelők között a felvitt könyvelő neve, melyet követően a vénykezelési profilt is be kell állítani:

9. A következő képernyőn csak a következő sorokat kell kitölteni:

• profil neve: Könyvelő
• feladási igazolásról szóló értesítés: csak feladóként
• értesítések beállítása: pipa

majd ezt követően „Profil létrehozása”

10. Ezután megjelenik a listában a felvitt profil (Könyvelő). A sor végén az „Aktiválás” alatti pipára kattintsunk

11. Meg kell erősítenünk a profil aktiválását

12. Így már a Könyvelő az aktív profil

A fenti beállításokat minden egyes szervezetnél külön-külön meg kell tenni ahhoz, hogy a szervezet Cégkapuját látni tudja a könyvelő. A Cégkapu Ügykezelőként történő felvételről az Ügykezelőt érdemes értesíteni.

A kijelentkezés a szokásos módon történik. Mire az Ügykezelő megnézi a Tárhelyét, az adott szervezet már a neve alatt szerepel.

Mi a menete annak, ha a Cégkapu Ügykezelőt törölni szeretnénk?

Ha ügykezelőt szeretnénk törölni, mert pl. kilépett a cégtől az illető, akkor szintén a fent leírt utat kell megtennünk –adatkitöltés nélkül–, majd a„szemetes”-jelre kattintva egyszerűen eltávolíthatjuk az Ügykezelőt a listáról.

Ügykezelőként vagyok rögzítve és a Tárhelyemen a nevem alatt csak az adószámok jelennek meg. Hogyan lehet beállítani, hogy a cégek nevét is lássam?

A személyes értesítési tárhelyünkön a nevünk mellett lévő lefelé mutató nyílra kattintva megjelennek azon szervezetek adószámai, melyeknél Cégkapu Megbízottak vagy
Ügykezelők vagyunk. Az adószám mellett található „ceruza”-jelre kattintva az adószám mellé (elé, mögé, vagy akár helyette) a szervezet nevét beírhatjuk, majd kipipáljuk, így a rögzített módosítások elfogadásra kerülnek. Így a jövőben már az adószám mellett/helyett a szervezet nevét is látni fogjuk. A beállítást minden egyes szervezet adószámánál egyesével el kell végezni.

További leírást a „Hiteles Elektronikus Postafiók Tárhely adminisztráció” segédletben (https://ugyintezes.magyarorszag.hu/dokumentumok/hep_tarhely_admin.pdf) találhatunk.

Amennyiben a fenti lépésről-lépésre történő bemutatás és a Tárhely adminisztráció segédlete a beállítások elvégzéséhez nem elegendők, úgy további technikai segítséget a Cégkapu beállításokkal kapcsolatban a NAV zöldszámán lehet kérni (1818 – 1.2 menüpont).

Kovács Andrea

okl.adószakértő