Cégkapu a mindennapokban
A hivatalos céges ügyeink intézése természetszerűen hozza magával az ügyfelél azonosításának feladatát. Személyes, vagy írásos ügyintézés esetén ez nyilván nem okoz gondot, de vajon mi van az elektronikus ügyintézéssel?
Ahhoz, hogy elektronikusan tudjunk ügyet intézni Cégkapu használatával, szükséges magunkat elektronikusan azonosítani.
Ez többféleképpen lehetséges:
- ügyfélkapu;
- elektronikus személyi igazolvány;
- telefonos azonosítás.
Értelemszerűen ezt magánszemélyek tehetik meg, legyenek bár ügyvezetők, vagy könyvelők, ez minden elektronikus ügyintézés alapja.
Mielőtt részletesen foglalkoznánk a Cégkapuval tekintsük át röviden, hogy milyen ügyekhez milyen meghatalmazás szükséges, és az hol érhető el.
Igazságügyi Minisztérium:
Cégalapítás, változás bejelentések:
- az ezzel kapcsolatos ügyintézések két csoportra oszthatók
- ügyvédi ellenjegyzést igénylő ügyek – ezekkel most nem foglalkozok, mivel a könyvelőket nem, vagy kevéssé érinti;
- ügyvédi ellenjegyzés nélkül intézhető ügyek – jellemzően a beszámoló közzététele – ehhez az ügycsoporthoz Cégkapu regisztrációra van szükség.
Egyéni vállalkozással kapcsolatos ügyek:
- Webes ügysegéd, ügyfélkapus azonosítóval belépve az egyéni vállalkozó intézheti az ügyeket.
NAV:
- Cégkapu nyitására kötelezett adózók: ők csak a Cégkapu-n keresztül kapcsolódhatnak. Ebben az esetben a Cégkapus azonosítóval beküldhetők a bevallások, nyilatkozatokat. Hiába rendelkezik a könyvelő ügykezelői megbízással, a meghatalmazásra szükség van. (EGYKE nyomtatvány).
- Cégkapu nyitására nem kötelezett adózók:
jellemzően egyéni vállalkozó, akik esetében szintén szükség van meghatalmazásra (EGYKE).
Önkormányzatok (helyi adók):
- az iparűzési adó – NAV rendszeren keresztül benyújtható, természetesen a NAV-os kapcsolattartásra vonatkozó részben leírtak szerint (bizonyos önkormányzatok - mint pl. a Főváros – saját rendszert alakítottak ki, mely tovább bonyolítja a rendszert);
- egyéb adóügyek – Önkormányzati Hivatali Portálon keresztül, természetesen hiába van cégkapu/ügyfélkapu, az ügyintézéshez bejelentés szükséges a törvényes képviselő esetén is.
Kormányhivatalok szervei (egészségbiztosítási, nyugdíjbiztosítási ügyek):
Ide tartoznak a vállalkozások alkalmazottaival kapcsolatos egészségügyi ellátások (táppénz, gyed stb.).
- A nyomtatványok Cégkapuval azonosítóval beküldhetők.
- Könyvelőnek egyedi meghatalmazásra van szükség, nem elegendő az ügykezelői megbízás.
Látható, hogy a rendszer nagyon összetett, bonyolult. Az elektronikus ügyintézéssel kapcsolatban nem alakult ki egységes felület, módszer, rendszer, ahol követni lehetne a meghatalmazások meglétét, vagy hiányát. Szinte minden hivatal, szervezet saját rendszert alakított ki és alkalmaz. Emiatt a könyvelési szolgáltatást végzők esetén komoly feladat követni a meglévő meghatalmazásokat, és persze számtalan esetben derül ki, hogy az adott ügy intézésére nem is jogosultak.
Reménysugárként jelent meg a Rendelkezési Nyilvántartás rendszere (rendelkezes.gov.hu) amelyet a NEMZETI INFOKOMMUNIKÁCIÓS SZOLGÁLTATÓ Zrt hozott létre. Reméltük, hogy a meglévő meghatalmazások, rendelkezések egységes nyilvántartásba kerültek. Csalódnunk kellett, a rendszer csak az új rendelkezéseket kezeli. Azok közül sem mindet. Például a munkánk jelentős részét kitevő NAV, vagy egészségbiztosítási ellátásokkal kapcsolatos meghatalmazásokat sem lehet ezen a rendszeren keresztül intézni. Nincs átjárás a NAV és a NISZ rendszere között.
Ezek után beszéljünk részletesen a Cégkapuról.
2018. január elejétől Az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016/(XII.19) Korm. Rendelet előírásai szerint kötelezővé vált a cégkapu használata a gazdálkodó szervezetek számára. A cégkapu bevezetésének célja eredetileg az volt, hogy megkönnyítse a kommunikációt a cégek és a hatósági szervek (többek között pl. a NAV) között.
Először is tisztázzuk, hogy a Cégkapu esetén –jelenleg– kétféle jogosultságról beszélhetünk:
- cégkapu megbízott
- ügykezelő
A cégkapu megbízott a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult természetes személy, aki praktikusan az ügyvezető. Ő hozza létre a saját ügyfélkapus azonosítójával a cégkaput, továbbá ő tudja megjelölni az ügykezelőt/ügykezelőket. Tapasztalat, hogy az ügyvezetőknek ez komoly nehézséget okoz.
Sok esetben már a cégkapu megnyitása sem mindig egy egyszerű feladat, bár többnyire megoldják az ügyfélkapus regisztrációt, még a cégkaput is létrehozzák. A regisztrációt legegyszerűbben a cégképviseletre jogosult tudja intézni, azonban, ha valamilyen okból ő ezt nem tudja elvégezni, akkor ez csak külön meghatalmazással lehetséges, ami bonyolítja a folyamatot, mert az ügykezelő hozzáadása már gondot okoz. Nehézkes a felület, nem egyértelmű, hogy mikor hova kell kattintani. Tapasztalt könyvelőként is bíbelődünk vele perceket. A fellelhető leírások sokszor elavultak, a friss leírások hiányosak. Hivatalos forrásból származó leírásra nem sikerült rábukkanni.
A mindennapokban több minden okoz problémát:
- egyrészt a cégen belül találni kell egy olyan személyt, aki napi szinten figyeli a cégkaput valamint a tárhelyet és rendelkezik a szükséges technikai tudással annak használatához;
- további problémát okoz, hogy még nem minden hivatal alkalmazza a cégkaput, bár láthatóan folyamatosan bővül ezek köre, azonban sok esetben még a postai úton küldött hivatali leveleket is figyelni kell, sőt az is előfordul, hogy mind cégkapun, mind postán megérkezik az irat;
- gondot jelent az is, hogy a tárhelyen látható adatok alapján (hivatal neve, dokumentumleírás) nem egyszerű beazonosítani, hogy milyen ügyben történt a megkeresés – ez csak a dokumentum megnyitása és elolvasása után válik egyértelművé, ami viszont titkos (például személyes) adatokat is tartalmazhat (GDPR);
- egyik hátránya a rendszernek, hogy cégkapu-felhasználók (megbízott, ügykezelő) beleegyezése nem szükséges a regisztrációjukhoz, így a személyes adataik birtokában bárki hozzáadható felhasználónak. Igaz ugyan, hogy értesítést kap a személyes (ügyfélkapu) tárhelyére erről, de törölni magát önállóan nem tudja: ügykezelőt csak megbízott törölhet, míg megbízottat csak egy másik megbízott válthat;
- külföldi cégvezetők esetében problémát okoz, hogy a cégkapu oldal csak magyar nyelven érhető el;
- nem egyértelműen tisztázott, így további probléma az ügykezelői státusszal, hogy nem lehet megtudni, hogy pontosan milyen jogosultságok és kötelezettségek járnak együtt. Nem lehet beállítani, hogy az ügykezelő milyen ügyeket lásson és milyen ügyeket ne. Így tehát a gazdasági szervezet valamennyi elektronikusan érkező ügyét intézheti, vagy csak az adóügyeket;
- számos alapvető funkciót nélkülöz a cégkapu, pl. nem lehet látni, hogy a jogosultak közül ki és mikor töltötte le a küldeményt;
- a legfontosabb azonban az üzenetek szűrése lenne, ami szintén nem megoldott, így az elektronikus ügyintézésre leginkább fogékony könyvelők sem szívesen vállalnak –sok esetben még ellenérték fejében sem– Cégkapu-kezelést.
A problémák ellenére mégsem tehetjük meg, hogy nem nyitunk cégkaput, mivel ha a nyitásra kötelezett szervezet elmulasztotta megnyitni a cégkapuját, akkor törvényességi felügyeleti eljárás indulhat ellene, valamint cégkapu hiányában a társaság nem tudja közzétenni az éves beszámolóját sem, a közzététel elmulasztása pedig akár az adószám és így a cég törlésével is végződhet.
Tapasztalat – és bizonyos leírások, pl. a NAV cégkapura vonatkozó válaszai között (https://www.nav.gov.hu/nav/gyik/cegkapu#faq_5398592) megtaláljuk, hogy bizony hiába kaptunk mi ügykezelői megbízást, attól még ugyanúgy meghatalmazásra van szükség. Nincs ez másképp a Kormányhivatalok más szerveivel (nyugdíj, egészségbiztosítás), továbbá az önkormányzatokkal kapcsolatban sem. Ez pedig inkább mutat arra, hogy az ügyintézés bonyolódott, mintsem egyszerűsödött volna. Elmondhatjuk, hogy a rendszer hiányosságai miatt nem, hogy alapvető célját –az ügymenet egyszerűsítését– nem éri el, de van, ahol plusz munkaerőt kellett felvenni a probléma kezelésére.
A következő érdekes kérdés a tárhely használata. Tárhelye ugye van a természetes személyeknek is. Meghatalmazottként tárhelyemben megjelennek azok az egyéni és társas vállalkozások, akik meghatalmaztak. Sajnos követhetetlen, hogy az üzenetek mikor kinek a tárhelyében landolnak. Érkezhet a meghatalmazott könyvelő tárhelyére, a vállalkozás tárhelyére, továbbá a könyvelési szolgáltatás végző vállalkozás tárhelyére is. Nem sikerült rendszer találni benne.
A problémák egyik forrása az lehet, hogy a cégkapu elsősorban a kisebb vállalkozások igényeihez illeszkedik. Gondoljuk csak bele: egy közép- vagy nagyvállalatnál, ahol több száz embernek van jogosultsága a rendszerhez, könnyedén elszabadulhat a pokol. Ezt elkerülendő számukra nem a webes szolgáltatás a megoldás, hanem a gépi interfészes kapcsolat, amit az állam ingyen biztosít. Ehhez hozzá lehet alakítani a saját céges rendszert, akár belső fejlesztéssel – de már van rá szolgáltatás a piacon is, amely ugyan költségekkel jár, de a már kialakított saját rendszerekhez hozzáigazítható.
Sajnos a cégkapu rendszer miatt sokszor olyan ügyekkel kapcsolatban is kap a könyvelő a tárhelyre üzenetet, amely ügyekben nem illetékes. Ezek komoly felelősségi kérdéseket vonnak maguk után, melyekre a válaszokat rövid időn belül meg kéne találnia a könyvelő társadalomnak. A cégkapura érkezéstől számított 5 nap után beáll a kézbesítési vélelem, ami azt jelenti, hogy a küldő hivatal kézbesítettnek tekinti az iratot az 5. nap letelte után, és attól függetlenül elindítja az eljárási időt, hogy az üzenet nem lett megnyitva és elolvasva. Ennek következtében büntetést és egyéb szankciókat szabhat ki a NAV. Az 5 nap viszont nem sok idő, ha pl. a nyári szabadságokat vesszük figyelembe. Problémaként jelenik meg az is, hogy ha valaki megnyitja a cégkapun elhelyezett dokumentumot, azt a gazdálkodó szervezet szempontjából átvételre jogosult személynek kell tekinteni. Emiatt is fontos a cégkapuhasználat beállítása, mely a gazdálkodó kötelezettsége és felelőssége is egyben.
Véleményem szerint kezdeményezni kell a megfelelő hivatalos szervek felé, hogy az egyablakos ügyintézés mintájára alakítsák át a cégkapu rendszerét. A cégkapu megbízott tudja az ügykezelők jogosultságát ügycsoportokra korlátozni. Ne kelljen minden elektronikus ügyintézéshez újabb- és újabb meghatalmazásokat kitölteni.
Egy megfelelően működő cégkapu működését a következőket várhatjuk:
- lényegesen felgyorsítja az ügyintézést a cégek számára, hiszen nem kell elmenni személyesen a hivatalba, hanem egy platformon lehet minden hivatallal levelezni a céges irodából vagy bárhonnan, ahol van internetelérés;
- nem szükséges papírok kinyomtatása, aláírása, postázása, ami környezetvédelmi és költségszempontból sem lényegtelen;
- cégkapu elterjedésével egyre több formanyomtatvány áll rendelkezésre az ügyek intézéséhez, és ezek köre folyamatosan bővül, ami egyszerűbbé teszi a kitöltést és a benyújtást;
- előzőek mellett naprakészebb információkkal rendelkezhet a társaság a folyamatban lévő ügyekről, hiszen van egy gyűjtőhely, ahol a kapcsolódó iratok egy helyen megtalálhatók;
- mivel többen is hozzáférhetnek a cégkapuhoz, így kevésbé valószínű, hogy egy irat elvész a cégszervezetben;
- az ügyintézés a cégkapun keresztül jogilag tisztább kell, hogy legyen, hiszen a cég levelez a hivatallal a cégkapun keresztül – szemben az ügyfélkapus/személyes tárhelyen keresztüli kommunikációval, ahol ez nem volt egyértelmű, mivel ott a magánszemélyhez volt kötve az iratkézbesítés.
Váradyné dr. Nagy Erika
MINKE Szakértő
