A Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény [Szt.] előírása szerint a számviteli politika keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot.

A pénzkezelési szabályzatban rendelkezni kell legalább a következőkről:

• a pénzforgalom (készpénzben, illetve bankszámlán történő) lebonyolításának rendjéről,
• a pénzkezelés személyi és tárgyi feltételeiről,
• a pénzkezelés felelősségi szabályairól,
• a készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalomról,
• a készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímeiről és eljárási rendjéről,
• a napi készpénz záró állomány maximális mértékéről,
• a készpénzállomány ellenőrzésekor követendő eljárásról,
• az ellenőrzés gyakoriságáról,
• a pénzszállítás feltételeiről,
• a pénzkezeléssel kapcsolatos bizonylatok rendjéről és
• a pénzforgalommal kapcsolatos nyilvántartási szabályokról.

Tehát a fenti feltételeket nem jogszabály határozza meg, hanem a vállalkozásoknak a saját belső megfontolásaik alapján kell az eljárási szabályokat kialakítani.
E belső szabályokat különböző megfontolások alakíthatják, úgy, mint:

• a vagyonbiztonság,
• a pénzzel bánó személyek ellenőrzése,
• az adminisztrációs feladatok optimalizálása.

Nem vonatkozik a Szt szerinti szabályzatkészítési kötelezettség

• Szt. hatályán kívüli vállalkozásokra (pl. egyéni vállalkozó)
• a bevételi nyilvántartást vezető vállalkozásokra (Kata adózás alatt, bevételi nyilvántartást választó Eva alany)
• a mikrogazdálkodói beszámolót készítő vállalkozásra.

(Mindennek ellenére az alkalmazottak elszámoltatásához gyakran alkalmaznak e cégek is belső pénzkezelési szabályzatot.)
A gazdálkodóknak a megalakulást követő 90 napon belül kell a szabályzatot elkészíteni.
Minden vállalkozás más és más, ezért, a minta-szabályzatokat vagy más vállalkozástól átvett szabályzatokataz adott gazdálkodóra testre kell szabni.
A pénzkezelési szabályzatot időnként aktualizálni célszerű, mert a vállalkozás is folyamatosan változik (személyek, feladatok, nagyság, stb.).

Gyakran felmerülő kérdés:
Kell-e minden készpénzes számla mellé kiadási vagy bevételi pénztárbizonylatot kiállítani?
Válasz:
A kiadási és bevételi pénztárbizonylatok rendszeresítést is a vállalkozás saját maga dönti el.

• Amennyiben a pénzkezelési szabályzatban úgy rögzítik, hogy a pénztári kiadási tételek elszámolásának alapja a készpénzes számla vagy egyéb dokumentum, s az alapján kerül a tétel kiadásként felvezetésre az időszaki pénztárjelentésbe, akkor nem kell.
• Amennyiben azonban a vállalkozás magára nézve előírja a pénztári kiadási bizonylatok alkalmazását akkor is, ha van más, a gazdasági eseményt alátámasztó bizonylat (készpénzes számla), akkor azt folyamatosan vezetni kell.
• A bevételeknél pedig célszerű különválasztani a pénztárgépes bevételeket és az egyéb bevételek szabályozását.

A kérdés eldöntése nem könyvelői kompetencia, hanem a tulajdonosoknak a vállalkozás vagyonának biztosítása. A biztosíték a bevételi és kiadási pénztárbizonylatokon a pénztáros és a készpénzt be- illetve kifizető személy aláírása. Aki átvette a pénzt, azon a későbbiekben követelhető az azzal az összeggel való elszámolás!

A számviteli politika elkészítéséért, módosításáért a gazdálkodó képviseletére jogosult személy a felelős. Egy esetleges felszámolási eljárásnál is kérdésként merülhet fel a vállalkozás vagyonával való szabályos, illetve a hitelezők érdekeinek szem előtt tartásával vezetett gazdálkodás.
A pénzkezelési szabályzat megfelelő kialakításához és folyamatos karbantartásához a könyvelés – a tapasztalatai révén, illetve a kérdéshez kapcsolódó egyéb számviteli és adózási kérdések miatt – tanácsadóként tud segítséget nyújtani.

Dr. Sallai Csilla
Könyvvizsgáló
www.stallum.hu