Szinte minden személyautót vásárolni szándékozó vállalkozót csábít (s persze a lízingcégek jól bevált üzleti fogása) az nyílt végű pénzügyi lízing konstrukció, amelyben a személygépkocsi lízingdíjának áfa tartalma a vállalkozás érdekében használt futásteljesítmény arányában – hitelt érdemlő dokumentáció alapján – levonható. Mára már egyértelmű vált, hogy megfelelő dokumentálás az ún. útnyilvántartás, amelyben legalább az alábbi információknak kell szerepelnie:
-
a személygépkocsi beazonosításának
-
meglátogatott partner, s az ehhez kapcsolódó útszakasznak, illetve távolságnak
-
tankolási adatoknak
-
mindezekhez kapcsolódó időpontoknak,
-
km-óra állásoknak.
A nyilvántartásban szerepelnie kell a hivatali útszakaszokon kívül a magánhasználat időpontjának és mértkének is, illetve azoknak a tankolásoknak is, amelyeket a jármű vezetője a privát használat (esetleg szabadság) alatt ejtett meg. Természetesen az útnyilvántartásban foglaltaknak összhangban kell lenni:
-
a tankolási számlákkal, azok belső adataival;
-
a vállalkozás tevékenységéhez hozzákapcsolható partnerek adataival;
-
a munkaidő és a hivatali elfoglaltságok, illetve a szabadidő (szabadság) munkaügyi nyilvántartásokban szereplő adataival;
-
minden olyan a vállalkozásban vagy azzal kapcsolatosan fellelhető információval, amely a vonatkozó személygépkocsi mozgására hatással lehet (pl. szerviz-számla).
Szakmai körökben az a hír járja, hogy az Adóhatóság új – és hatékony – módszert alakított ki az útnyilvántartások ellenőrzésére. Ennek lényege, hogy a revizorok az ellenőrzés indulásakor rögtön bekérik (elviszik) a tankolási és a személygépkocsihoz kapcsolódó számlákat, s majd egy későbbi időpontban kérik a cégtől az útnyilvántartásokat. Ha a vállalkozás nem folyamatosan vezeti az útnyilvántartást, hanem utólag vagy időközönként áll neki, akkor egy ilyen ellenőrzésnél – a tankolási számlák hiányában – nagyon nehéz összeállítani olyan útnyilvántartást, amely teljes mértékben összhangban van:
-
az áfa-bevallásban korábban megadott mértékkel és
-
az eredeti bizonylatokkal.
A könyvelési szakmában fellelhető sokféle ügyfélkezelés ellenére – a könyvelők között szakmai konszenzus van arról, hogy az útnyilvántartások vezetése teljes mértékben a személygépkocsit használó személy (vezető) feladata és a vállalkozás felelőssége. A könyvelés csak az ügyfelek figyelmét tudja felhívni azokra a kockázatokra (adóhiány és a vele járó büntetés, késedelmi kamatteher), amelyek az útnyilvántartás nem vagy nem megfelelő tartalommal történő vezetéséből eredhetnek.
Célszerű olyan – jellemzően GPS alapon működő – útnyilvántartó szoftvert alkalmazni, amely biztosítja a valóságnak megfelelő futásteljesítmények és ehhez kapcsolódó adatok rögzítését, illetve az adóhatósági ellenőrzéshez szükséges információkat. (Partnereink által megelégedéssel használt program:www.roadrecord.hu) Az adókockázatok mérséklésén túl az ilyen útnyilvántartó programok a management számára további sok értékes információt adhatnak a munkatársak gépkocsi-használati szokásaival, tevékenységével, üzleti aktivitásával kapcsolatosan is.
Forrás: