Kérdése van a tagsággal kapcsolatban?

06-23/365-666  |  info@minke.hu

Mutasd a menüt

Elektronikus úton érkezett számlák minősítése és archiválása

 

 

A koronavírus-világjárvány 2020 tavaszi magyarországi megjelenésével egyre nagyobb igényként merül fel a számlák és bizonylatok elektronikus továbbítása, valamint befogadása. A befogadott számlák megőrzési módja eltérő, ezért fontos tisztában lenni azzal, hogy mikor beszélhetünk elektronikus számláról, és melyek azok a megoldások, amelyek nem eredményeznek elektronikus számlázást.

Elsőként szükséges tisztázni, hogy mit tekintünk elektronikus számlának. Az Áfa tv. 259. § 5. pontja értelmében elektronikus számlának minősül az elektronikus formában kibocsátott és befogadott olyan számla, mely az Áfa tv.-ben előírt adatokat tartalmazza.

A számlával kapcsolatban az Áfa tv. az alábbi három alapkövetelményt fogalmazza meg – ezeket nem csak a papíralapú, hanem az elektronikus számlának is teljesítenie kell:

  1. eredet hitelessége (a számlát kibocsátó egyértelmű azonosíthatósága),
  2. adattartalom sértetlensége (az eredeti számla tartalma nem kerül megváltoztatásra),
  3. olvashatóság (a számla tartalmát az arra jogosultak megismerhetik).

A számla kibocsátása a számla számlabefogadó részére történő rendelkezésre bocsátással valósul meg. Emiatt elektronikus számlának minősül az eredetileg papír alapon előállított számla is, melyet beszkennelve, elektronikusan (tehát nem személyesen vagy postai úton) bocsátanak a befogadó rendelkezésére. Így tehát elektronikus számlának minősül a kizárólag e-mailben, egyéb elektronikus üzenetben megküldött PDF-formátumú számla is.

Fontos tudni, hogy a távnyomtatással kibocsátott számlák bizonylatai papíralapúnak –és nem elektronikus számlának– minősülnek. A távnyomtatás azt jelenti, hogy a vevő számára elektronikus úton olyan dokumentum érkezik, amely egyből a nyomtatójára kerül, vagy csak és kizárólag nyomtatni tud. A távnyomtatás technikai megoldása lehet egy olyan link megküldése, amelynek megnyitását követően elindul a nyomtatás, vagy csak egy nyomtatható állomány kerül megküldésre. Olyan megoldás is lehetséges, hogy a számla kibocsátója távolról eléri a vevőjének a nyomtatóját és azon keresztül nyomtatja ki a számlát. Ahogy azt látjuk, távnyomtatás esetén a befogadó oldalán papíralapú számla keletkezik.

Ugyanakkor nem minősül távnyomtatásnak az olyan megoldás, amikor a számlakibocsátó e-mailben PDF dokumentumot küld azzal, hogy azt a vevő nyomtassa ki és papíralapon őrizze meg.

Az elektronikus számla alkalmazásának feltételei a következők:

  • a számla befogadó beleegyezése (megvalósulhat pl. a kapott számlán szereplő ellenérték kifizetésével, hallgatólagos beleegyezés révén is), illetve
  • EDI rendszer alkalmazása esetén a felek előzetes, írásbeli megállapodása.

Így tehát ha a felek papíralapú számlázásban állapodnak meg azzal, hogy a számlát előzetesen, tájékoztatás céljából elektronikusan is megküldik, akkor a papíralapú bizonylat tölti be a számla szerepét.

A számla eredetének hitelessége, valamint az adattartalom sérthetetlenségének biztosítása történhet

  • elektronikus módon vagy
  • ún. üzleti ellenőrzési eljárással

Elektronikus módon történő biztosítás esetén az Áfa tv. 175. § (2) bekezdése alapján az elektronikus számla eredetének hitelessége és adattartalmának sértetlensége –egyebek mellett– úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát minősített elektronikus aláírással látják el (Public Key Infrastructure = PKI), vagy ha ún. elektronikus adatcsererendszerben (Electronis Data Interchange = EDI) hozzák létre és továbbítják.

A PKI szélesebb körben használható, az EDI pedig jellemzően két pont (két számítógép) közötti adatáramlásra szolgál. A PKI technológia olyan rendszert takar, amelyben a digitális aláíráshoz szükséges (nyilvános) kulcsok alapján egy nyílt hálózatban azonosítani lehet azt, aki az adott dokumentumot aláírta. Az EDI ezzel szemben egy szigorúan strukturált, szabványosított üzenet-küldő rendszer, amely a számítógépek között, emberi közreműködés nélküli automatizált adatcserét valósít meg. A zárt kapcsolatot az értékesítő és a vevő nem csak közvetlenül, hanem számlázási szolgáltatón keresztül is kialakíthatja.

Az Áfa tv. a fokozott biztonságú aláírást nem nevesíti, ennek ellenére az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó feltételnek megfelelőként fogadható el a fokozott biztonságú aláírással ellátott számla is.  Fokozott biztonságú és minősített elektronikus aláírás tanúsítványhoz hitelesítő szolgáltatón keresztül lehet hozzájutni (további információ: http://webpub-ext.nmhh.hu/esign2016/setLanguageAction.do?lang=hu).

Az elektronikus aláírás független az elektronikus számla formátumától, így akár PDF dokumentumon, vagy bármely más fájlformátumban előállított dokumentumon (pl. XML) is elhelyezhető. A PDF fájlformátum nem csupán a számlaképet jeleníti meg, hanem számítógéppel könnyebben feldolgozható számlaadatot is hordozhat. Gyakori, hogy a PDF dokumentumhoz csatolásra kerül egy XML, CSV vagy bármely más fájlformátumú, gépileg értelmezhető adatállomány is mely ha az online számlaadat-szolgáltatáshoz használt séma alapján készül, az megkönnyítheti a számlaadatok vevői oldalon történő feldolgozását.

Ha a számla kibocsátója az előzőek szerinti lehetőségek bármelyikével él, akkor az eredet hitelességére és az adattartalom sértetlenségére vonatkozó követelménynek való megfelelés a számla befogadójánál is fennáll.

A fentiek szerint tehát három csoportba lehet sorolni az elektronikus számlákat:

  1. EDI számla (ennek alkalmazásához előzetesen és írásban kell megállapodni a felek között)
  2. minősített elektronikus aláírással ellátott számla;
  3. egyéb elektronikus számla (a számlázáshoz a számlabefogadó beleegyezése szükséges, azaz erről nem kell sem írásban, sem előzetesen megállapodni).

Üzleti ellenőrzési eljárás alatt olyan eljárás értendő, melyet az adóalany a számlának a saját pénzügyi követelésével, illetve kötelezettségével történő összevetése érdekében alkalmaz. A megfelelő üzleti ellenőrzési eljárás során az adóalanynak az adott ügylethez kapcsolódó valamennyi dokumentumot –pl. a megrendelést, szerződést, fuvarokmányt, szállítólevelet, átutalási megbízást– össze kell vetnie a számlával. Emellett számos más irat is egyeztethető a számlával, amennyiben azok is rendelkezésre állnak (pl. fizetési felszólítás).

Ellenőrzésre kerül különösen az, hogy:

  • a számlában feltüntetett ügylet ténylegesen a feltüntetett mennyiségben és minőségben teljesült-e,

továbbá számlabefogadóként vizsgálni szükséges azt is, hogy

  • a számla kibocsátójának ténylegesen a bizonylaton szereplő fizetési igénye van-e,
  • a számla kibocsátója által megadott bankszámlaszám megfelelő-e,
  • és hasonlókat annak biztosítására, hogy ténylegesen csak azokat a számlákat egyenlítse ki, amelyek kiegyenlítésére kötelezett.

Az üzleti ellenőrzési eljárás keretében a számlát az üzleti és számviteli folyamaton belül ellenőrzik, és nem független, önálló dokumentumként kezelik. Az üzleti ellenőrzési eljárással akkor teljesíthetőek az Áfa tv.-ben meghatározott követelmények, ha megbízható ellenőrzési nyomvonalat létesít a számla és a számlán feltüntetett ügylet között, vagyis azt támasztja alá, hogy a számla megfelelően, a valós gazdasági eseményt tükrözően lett kibocsátva. Az üzleti ellenőrzési eljárásnak könnyen követhetőnek és utólag bizonyíthatónak kell lenni. Nagymértékben megkönnyíti az utólagos bizonyítást, ha az üzleti ellenőrzési eljárással kapcsolatos információk egy informatikai rendszerben érhetők el.

Az üzleti ellenőrzési eljárás kiegészíthető elektronikus dokumentum védelemmel (pl. elektronikus aláírás, hash kód), mellyel az adóalany technikailag garantálni tudja az adattartalom védelmét.

Ha az adóalany olyan elektronikus számlát fogad be, amin nincs sem elektronikus aláírás, sem hash kód, vagy bármilyen olyan informatikai megoldás, mely védené azt a változtatás ellen, célszerű azt elektronikus aláírással vagy bármely más dokumentum védelemmel ellátni. Erre megoldás lehet az Ügyfélkapun alapuló Azonosításra Visszavezetett Dokumentumhitelesítési szolgáltatás, az AVDH is (https://regi.ugyintezes.magyarorszag.hu/szolgaltatasok/avdh.html).

A befogadott számlák esetében az elektronikus aláírás a befogadott számlák kötegelt állományán való elhelyezésével is megvalósítható. A kötegelt elektronikus aláírást el lehet végezni úgy, hogy több elektronikus számlát egyetlen fájlba tömörítünk és a tömörített adatállományra helyezünk el elektronikus aláírást. Egy másik módszer, hogy egy elektronikus dosszié fájlban történik meg az elektronikus számlák tárolása, és az elektronikus dosszié fájlt írjuk alá elektronikusan – ez utóbbira megoldás lehet az asice fájlformátum előállítása, melyet az AVDH-n keresztül is el lehet végezni.

Az elektronikus számlák archiválása

A számlák megőrzése kapcsán az ITM (archiválási) rendeletben foglaltak az irányadók. Az ITM rendelet értelmében az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség végéig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen és biztosítani kell, hogy értelmezhetősége, olvashatósága megmaradjon, azzal, hogy az alkalmazandó módszerről –a dokumentum típusához és hitelességéhez igazodóan– a megőrzésre kötelezettnek kell döntenie.

Az Áfa tv. alapján az elektronikus okirat kizárólag elektronikus formában őrizhető meg. Ezt a kötelezettséget nem befolyásolja az elektronikus okirat formátumának a megváltoztatása (pl. PDF-ről XML-re), feltéve, hogy az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége továbbra is biztosítva marad. A kötelezettség teljesítése során elfogadott, hogy az adózó a könyvelési, adminisztratív feladatainak ellátása során a számla kinyomtatott „másolatát” alkalmazza, azonban a megőrzési kötelezettség ezesetben is az elektronikus formára vonatkozik.

Abban az esetben, ha dokumentumvédelem szükséges, akkor ezt még a megőrzés előtt el kell végezni, vagy pedig olyan megőrzési módszert kell választani, amelynél ez megoldott. A dokumentumvédelem lehet pl. legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírás. Ha az archiválás miatt szükséges elektronikusan aláírni az elektronikus számlát, akkor megfelelő megoldás lehet az is, hogy a számlán, vagy több együtt kezelt számlán kerül elhelyezésre egy elektronikus aláírás. Az elektronikusan aláírt számlát nem szükséges időbélyeggel is ellátni.

A megőrzés technikájának olyannak kell lennie, mely biztosítja az adattartalom változtathatatlanságát és hosszú távú megőrzését. Ennek a célnak akár az egyszer írható optikai adathordozók is megfelelnek, de megtalálhatók lényegesen nagyobb tudású archiválási rendszerek is. Az archiválás gyakoriságát az adózónak kell meghatároznia. A jogszabály megengedi a napi, havi, negyedéves vagy éves archiválást is.

Ahogy azt a fentiekből is láthatjuk: elektronikus számlák esetében nincs különbség a számlakibocsátóra és számlabefogadóra vonatkozó megőrzési szabályokban, hiszen mindkét félnél ugyanazon szabályokat kell alkalmazni. Mindazonáltal van egy lényeges különbség, mégpedig az, hogy amíg a számlakibocsátó oldalán az esetleges kötelezettségszegés mulasztási bírsággal jár, addig a számlabefogadó oldalán a mulasztási bírság mellett extrém esetben akár az adólevonási jog megkérdőjelezését is jelentheti, ha megszegte az archiválási kötelezettségét. Tehát annak ellenére, hogy a szabályok azonosak, a számlabefogadás során mégis sokkal több kockázat hárul a befogadóként megőrzésre kötelezett adóalanyra.

Az elektronikus archiválás tekintetében tehát a számlakibocsátás technikája szerint érdemes csoportosítani. Külön szabályok vonatkoznak az EDI számlákra, az elektronikus aláírással ellátott számlákra és az egyéb technikával kibocsátott számlákra.

  1. EDI számlák megőrzése

Az EDI rendszer szabványszerződése rendelkezik az EDI üzenetek megőrzéséről, így a megkötött EDI szerződésnek megfelelő eljárás automatikusan megfelel az EDI számlára vonatkozó archiválási kötelezettségeknek.

  1. Elektronikus aláírással ellátott számlák megőrzése

A legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus számla esetében két lehetőségből választhat a számla megőrzésére kötelezett adóalany:

  • bizalmi szolgáltatót bíz meg a megőrzésre, vagy
  • saját maga őrzi meg a számlát.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás fogalmát az elektronikus azonosításról és bizalmi szolgáltatásokról szóló 910/2014/EU-rendelet (eIDAS rendelet) 36. cikke határozza meg. Ennek alapján a fokozott biztonságú elektronikus aláírásnak az alábbi követelményeknek kell megfelelnie:

  • kizárólag az aláíróhoz köthető;
  • alkalmas az aláíró azonosítására;
  • olyan, elektronikus aláírás létrehozásához használt adatok felhasználásával hozzák létre, amelyeket az aláíró nagy megbízhatósággal kizárólag saját maga használhat;
  • olyan módon kapcsolódik azokhoz az adatokhoz, amelyeket aláírtak vele, hogy az adatok minden későbbi változása nyomon követhető.

A bizalmi szolgáltatókra vonatkozó szabályokat szintén az eIDAS rendeletben kell keresni. Bizalmi szolgáltató megbízása esetén a számla megőrzésére kötelezett adóalany a megőrzési felelősséget áttelepíti a szolgáltatóra, hogy a számla archiválása a jogszabályoknak megfelelően valósult meg.

Bizalmi szolgáltató igénybevétele helyett az adóalany dönthet úgy is, hogy saját maga archiválja az elektronikus dokumentumot. Ebben az esetben az utólagos módosítás és sérülés elleni védelem érdekében az adózó köteles az elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni, és a megőrzési kötelezettség időtartama alatt köteles gondoskodni az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról. Abban az esetben, ha több elektronikus dokumentumon helyeztek el egyetlen, legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírást, akkor ezeket a dokumentumokat a megőrzés során együtt kell kezelni.

Ezek a szabályok mind a számla kibocsátójára, mind pedig a befogadójára vonatkoznak. Az aláírás érvényességét a számla befogadójának kell ellenőriznie (a kibocsátónál adottság, hogy érvényes aláírást fog használni), ugyanakkor a számla kibocsátójának a kötelezettsége, hogy gondoskodjon az elektronikus aláírás érvényességének fenntartásáról – tekintettel arra (is), hogy a számla befogadójánál már nem kötelező az időbélyegző használata a számla megőrzése során.

Az elektronikus aláírás akkor minősül érvényesnek, ha az érvényes volt az aláírás időpontjában, valamint az elektronikus aláíráshoz kapcsolódó algoritmus az őrzés időszakában is megfelelő biztonságúnak minősül. A jogszabályi kötelezettség így arra az esetre vonatkozik, amikor egy elektronikus számlához kapcsolódó fokozott biztonságú elektronikus aláírás alapjául szolgáló algoritmus már nem minősülne megbízhatónak.

  1. Elektronikus aláírással el nem látott elektronikus számlák megőrzése / egyéb lehetőségek

A fentieken túl további két megőrzési mód áll az adóalanyok rendelkezésére. Ezeket a módszereket mind az elektronikus aláírással rendelkező számlák megőrzésére, mind pedig az elektronikus aláírás nélkül kibocsátott számlákra is lehet alkalmazni – az EDI bizonylatok esetében viszont nem használhatók. Ezek az eljárások:

  • zárt rendszerű archiválás, vagy
  • hash kódos archiválás.

A zárt rendszerű archiválási megoldás olyan rendszert takar, amely emberi beavatkozás nélkül végzi el az archiválást. Ennek is meg kell felelnie az alapkövetelményeknek, tehát a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan biztosítani kell, hogy a dokumentum védettségét a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen. A megoldás vonatkozásában nem köti meg a jogalkotó az adóalanyok kezét, bármely technikai megoldást választhatnak, még olyat is, amely a dokumentum struktúráját vagy formátumát megváltoztatja, azzal, hogy a tartalmi adatok nem módosíthatók.

Ezen rendszer bevezetéséhez a rendszer fejlesztőjére vonatkozóan az ITM rendelet az alábbi követelményeket rögzíti:

  • a rendszer (szoftver vagy informatikai megoldás) fejlesztőjének írásban kell nyilatkoznia arról, hogy az maradéktalanul megfelel a jogszabályi előírásoknak;
  • a fejlesztő és a megőrzésre kötelezett egyetemlegesen felelnek azért, hogy az alkalmazott zárt rendszerű archiválási folyamat megfelel a fentiekben rögzített alapkövetelményeknek;
  • a zárt rendszerű archiválást lehetővé tevő szoftvernek vagy informatikai megoldásnak olyan dokumentációval kell rendelkeznie, amely részletes tájékoztatást nyújt legalább az alábbiakról:
  • szoftver vagy informatikai megoldás működésére vonatkozó áttekintő folyamatok,
  • alkalmazott technológiák,
  • alkalmazott szabványok,
  • zárt rendszerű archiválást garantáló megoldások,
  • folyamatba épített és utólagos informatikai és belső ellenőrzési tevékenységek.

Bármilyen technikai megoldást is alkalmazunk, fontos az, hogy a rendszer emberi beavatkozástól mentesen dolgozzon. Így pl. az nem tekinthető zárt megoldásnak, ha egy e-mailen érkezett elektronikus számlákat egy kolléga menti le a rendszerbe, de ha egy központi e-mailcímre érkezett számlák automatikusan archiválásra kerülnek (a fenti kritériumok betartásával), akkor az már potenciálisan alkalmazható a számlák megőrzésére – beleértve az elektronikus aláírással nem ellátott számlák –pl. „sima” PDF számlák– megőrzését is.

A számla megőrzésében előremutató új eljárás az ún. hash kódos megoldás. Ennek az archiválási módszernek a lényege, hogy ne kelljen feleslegesen bonyolult (esetleg költséges) archiválási rendszert használni akkor, ha az adóhatóság már egyébként úgyis megkapta az adott számlát. Ezesetben az adattartalom sértetlensége, valamint az utólagos módosítás és sérülés kizárása könnyen biztosított és ellenőrizhető, hiszen az adott számla már az adóhatóság által ismert és általa is nyilvántartott. Mind a számla kibocsátója, mind pedig befogadója élhet ezzel az archiválási rendszerrel úgy, hogy a számla has kódja a számlával együtt kerül továbbításra és megőrzésre. A folyamat lépései:

  • az elektronikus dokumentumból az adóalany hash kódot képez, amely a számla adattartamát kódolja;
  • a hash kód megküldésre kerül a NAV részére az online adatszolgáltatással együtt (electronicInvoiceHash);
  • az adóhatóság visszaigazolja az adatszolgáltatást, majd
  • ezt követően az elektronikus számlát és a hash kódot együttesen kell megőrizni.

 

Amennyiben az adóalany az elektronikus számlákat kizárólag papíralapon őrzi meg (pl. az elektronikus számlának minősülő, e-mailben továbbított PDF számlát csak kinyomtatva őrzi meg), úgy az Áfa tv. 179. § (2) bekezdésének előírásába ütközően jár el, ami miatt az adóhatóság az Art. 220. § (1) bekezdésében rögzített rendelkezés értelmében mulasztási bírságot állapíthat meg. Az adóhatóságnak a mulasztási bírság megállapítása során figyelemmel kell lennie a méltányos eljárás elvére, valamint a mulasztási bírság kiszabásánál az adóhatóságnak értékelnie kell

  • az adózó adózási gyakorlatát, általános jogkövetési hajlandóságát,
  • az adózó jogellenes magatartásának (tevékenységének vagy mulasztásának) súlyát, gyakoriságát, időtartamát, továbbá
  • azt, hogy az adózó, illetve intézkedő képviselője, foglalkoztatottja, tagja vagy megbízottja az adott helyzetben a tőle elvárható körültekintéssel járt-e el.

A körülmények okszerű mérlegelése alapján az adóhatóság a mulasztás súlyához igazodó, az adózási érdeksérelemmel arányos bírságot szabhat ki, illetve mellőzheti a bírság kiszabását.

Az Áfa tv. előírásai alapján a számla az adólevonási jog tárgyi feltétele. Amennyiben az adólevonás tárgyi feltételét elektronikus számla képezi, elvárható, hogy az elektronikusan álljon az adóalany rendelkezésére. Ugyanakkor kizárólag olyan indok alapján, hogy az adóalanynak az elektronikus számla –az elektronikus megőrzési kötelezettség megsértése miatt– papír alapon áll a rendelkezésére, az adólevonási jog érvényesítése nem kifogásolható. Ha az adólevonási jog valamennyi törvényi feltétele fennáll, az papír alapon megőrzött elektronikus számla alapján is gyakorolható.

 

                                                                                                                           Kovács Andrea

okl.adószakértő


TÖLTSD LE 3.500 Ft helyett INGYEN


"111 Szakmai kérdés-válasz" KIADVÁNYUNKAT!

LEGYEN TIÉD AJÁNDÉKUNK!