Alapvető megkülönböztetés:

• Ügyfélkapu, egy személyes tárhely, amely a közigazgatással történő magánlevelezésre,
• Cégkapu az adott gazdálkodó szervezet hivatalos kapcsolattartására szolgál.

A változások célja, hogy a cégkapu-szolgáltatás az azt igénybevevő gazdálkodó szervezetek számára ingyenesen biztosít egy praktikus, könnyen kezelhető, a hivatalos postafiókot, dokumentumküldést és érkeztetést könnyítő, azok gyors elérését, tárolását is meghatározott keretek közt, kontrolláltan biztosító, jövőbe mutató megoldást, a hagyományos papíralapú ügymenettel szemben, jelentős idő, energia, anyagi és humán erőforrást megtakarítva.

Jogi háttér:

• Az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (E-ügyintézési tv.)
• Cégkapu az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (Vhr.)

Legfontosabb szabályok a Cégkapuval kapcsolatosan:

• Egy gazdálkodó szervezet csak egy Cégkapuval rendelkezhet.
• Gazdálkodó szervezet nevében a cégkapu-regisztrációt a gazdálkodó szervezet képviseletére jogosult természetes személy kezdeményezheti. Ez lehet a szervezet képviselője [pl. ügyvezető] vagy meghatalmazottja.
• Minden Cégkapuhoz egy fő cégkapumegbízott tartozhat.
• A cégkapumegbízottat és a Cégkapuhoz hozzáférési jogosultsággal rendelkező személyeket acégkapu-nyilvántartás tartalmazza.
• A gazdálkodó szervezet nevében eljárni jogosult személyek (továbbiakban Cégkapu-ügyintéző) regisztrációját a cégkapumegbízott végzi.
• Az adott szervezethez képviseleti joggal rendelkező személyek csak akkor férhetnek hozzá a Cégkapuhoz, ha a cégkapumegbízott felveszi őket az adott Cégkapuhoz cégkapu-ügyintézőként.

Cégkapu online regisztrációs felülete bejelentkezést követően vehető igénybe.

Az azonosítást a Központi Azonosítási Ügynök nevű rendszer végzi automatikusan. Ennek során ellenőrzésre kerülnek a természetes személyazonosító adatok („4T”), és egyedi felhasználó-azonosító adatok.

• családi és utóneve, születési családi és utóneve,
• születési helye,
• születési ideje és
• anyja születési családi és utóneve.”

Csak a Cégkapu megbízottnak– jellemzően az ügyvezető – van joga regisztrálni a cégkapu-ügyintézőket. A cégkapu ügyintézők azok a személyek, akik a vállalkozás Cégkapunk keresztül érkezett postáját kezelhetik, azaz el tudják olvasni az oda érkezett leveleket, illetve a cég nevében küldeni tudnak dokumentumokat a különféle hatóságok felé. Ide tartozhatnak:

• vállalkozás erre feljogosított alkalmazottai (célszerű a munkaköri lírásban is ezt definiálni)
• könyvelő, adótanácsadó,
• egyéb specialista (vámos, környezetvédelmi termékdíjas szakember, EKÁER ügyintéző)

A Cégkapun keresztül történt levelezés elküldöttnek és kézbesítettnek számít.

Tehát, ha a cég megnevez valakit kézbesítési megbízottnak (Cégkapu ügyintézőnek), akkor az ennek a személynek kiküldött irat kézbesítettnek fog számítani. Ezért fontos előzetesen megállapodni a külső szolgáltatókkal, mint potenciális Cégkapu ügyintézőkkel az együttműködés további kereteiről. Ennek keretében tisztázni kell:

• Kinek mi a feladata?
• Ki mit vállal?

A Cégkapu működése – vélhetően – a vállalkozások és az érintett szolgáltatók közötti együttműködést tartalmazó szerződést, illetve a vállalt és nyújtott szolgáltatások tartalmát is változtatni fogja.

dr.Sallai Csilla

Kamarai tag könyvvizsgáló

Forrás:

www.stallum.hu