Kérdése van a tagsággal kapcsolatban?

06-23/365-666  |  info@minke.hu

Mutasd a menüt

Befektetés a digitalizált jövőbe – második rész

A múlt héten arról írtunk, hogy honnan indulunk, legtöbben hogyan dolgoztunk eddig. Mai cikkünkben a kezdetekkor szükséges berfektetésről lesz szó.

 

Befektetés a digitalizált jövőbe

 

A könyvelőirodai digitalizáció nagyon tág fogalom. Minden könyvelőiroda eltérő szinten van, különböző informatikai infrastruktúrát és programokat használnak, különböző munkafolyamatokat alakítottak ki, más-más kommunikációs csatornákat alkalmaznak az ügyfelekkel. Ezért a digitalizáció nem egy mindenkire egységesen meghatározható cselekvés-sorozat, hanem attól függően kell megoldást találni, hogy honnan indulunk és hova akarunk eljutni. A lehetőségek tárháza nagyon széles.

Van, aki még mindig használ a múlt héten említett „csattogós nyomtatót”, és olyan is van, aki már ügyféllel sem találkozik személyesen, mindent elektronikus csatornán keresztül ér el, kap meg.

 

Bárhonnan is indulunk, bármi is a cél, kis lépést teszünk az úton, vagy nagyot, az közös, hogy a digitalizáció minden esetben befektetést igényel. Nagyon fontos, hogy ezzel tisztában legyünk. Célom erre rávilágítani ebben a cikkben. Ez a befektetés lehet pénz, idő, energia, különböző mértékű, de mindenképpen szükséges.

 

Elsőként nézzük a befektetés pénzügyi oldalát. Lehet, hogy jelentősen át kell alakítani az informatikai infrastruktúrát. Először is érdemes IT-szakemberrel átbeszélni a saját szerveren való adattárolás, munkavégzés, és a felhős megoldások közötti előnyöket, hátrányokat, majd ezt követően lehet, hogy szükséges a könyvelőiroda számítógépparkját is fejleszteni, az új, használni kívánt szoftverek függvényében.

A kiválasztást követően a szükséges új programokat be kell szerezni, használatukra előfizetni, és számolni kell a supportálás (informatikai szakember segítségének) költségével is. Véleményem szerint kiemelten fontos informatikai szakember folyamatos rendelkezésre állása, hiszen egyre több, egymással kommunikáló szoftvert használunk, melyek rendszeres felügyeletet, esetleges problémamegoldást igényelnek.

A számunkra ideális szoftvereket kiválasztani nehéz feladat, árkategóriában is széles skálán mozognak, csakúgy, mint funkcionalitásukban. Az árak összehasonlításánál mindenképpen figyelembe kell venni, hogy egy-egy funkcióval mit nyerünk. Mi például alkalmazunk automata bankkönyvelést (az ügyféltől megkapjuk a kivonat mellett a számlatörténetet is xls-ben vagy csv-ben, melyet beimportálunk a könyvelőprogramba, az felismeri a kiegyenlítendő számlákat, előre beállított paraméterek alapján kikontírozza a tételeket, és ellenőrzés után már könyveli is). Összehasonlításképpen: egy bankkivonat ily módon történő könyvelése most mindössze 20 percet vesz igénybe, melyet korábban kézi rögzítéssel 4 órán keresztül könyveltünk. Elképzelhető, hogy az időmegtakarítással annak többszörösét nyerjük végül, mint amibe nekünk kerül.

 

Most pedig nézzük a befektetés immateriális oldalát. Szögezzük le, hogy időt, energiát igényelnek az újítások, de a kezdeti ráfordítás hosszú távon sokszorosan megtérül! Pár példán keresztül bemutatom, mire is gondolok.

  • Automatikus könyvelés paraméterezése: Értékes időt spórolhatunk előre eszközölt beállításokkal. Fenti példámnál az automatikus bankkönyvelés kezdetben több energiát igényel, amíg megtanítjuk neki a szabályokat, mit hova könyveljen, de néhány hónap után már ott tartunk, hogy már szinte mindent felismert, és megfelelő helyre könyvel magától.
  • Számlák importálása: Amennyiben alkalmazzuk kimenő és bejövő számlák importálását (számlázó programból, illetve NAV online számla adatbázisból), és a beemeléskor még szabályokat is beállítunk, szintén előnyöket élvezhetünk. Ezen szabályok felállítása (beparaméterezése) szintén csak kezdeti időbefektetést igényel.
  • Hasznos egy olyan adminisztrációs szoftvert alkalmazni, amiben nyilván tudjuk tartani az ügyfelekről a fontos információkat, vagy akár a velük való megbeszéléseken elhangzottakat. Én létrehoztam egy adatbázist az ügyfelekről, amiben részletesen összegyűjtöttem, hogy mit kell tudni róluk, ami a könyvelést, adózást érinti, így ha például jön egy új kolléga, akkor nem kell A-tól Z-ig elmesélnem a cég specialitásait, mindent megtalál egy helyen, máris tud dolgozni, nem veszi el az én időmet a sok kezdeti kérdés. Erre mi egy felhő alapú szoftvert használunk, amiben sok hasznos funkció van.
  • Érdemes olyan alkalmazást használni, amiből automatikusan mennek ki fizetési értesítők az ügyfeleknek. Konkrétan mérhető sok-sok munkaórát spórolunk meg vele folyamatosan. Az iparűzési adóelőlegek pl. 100 ügyfélnek hagyományosan egyedi e-mailben kiküldve fejenként 5 perccel számolva 500 percet, azaz több mint 8 órát vettek igénybe korábban, ezzel a szoftverrel pedig reggel arra ébredek, hogy amíg aludtam, kimentek az e-mailek automatikusan. De ahhoz, hogy ez flottul működjön, az elején sok energiát kell ráfordítani. A kezdeti beparaméterezés nekem körülbelül egy hónapig tartott, mire minden szükséges beállítást elvégeztem, a megfelelő adatokkal feltöltöttem. (Persze nem csak ezzel foglalkoztam egész hónapban.) Az ügyfelek a könyvelőkhöz rendelve, az előfordulható adótípusok és -gyakoriságok felvíve, a kiküldendő levelek szövegezése beállítva, a fizetendő adóelőlegek a bevallásokból automatán átolvasva, csak hogy néhányat említsek.
  • Apróság, de én fontosnak tartom, hogy az irodában megfelelően legyenek kezelve a jogosultságok. Ezeknek a beállítása is igényel némi időt, ennek a pozitív hozadéka az átláthatóság, a kollégák csak a rájuk vonatkozó adatbázisokat, üzeneteket, értesítéseket látják, arra tudnak összpontosítani, amiben ők érdekeltek.

 

A könyvelőirodai digitalizáció a jövő, az, hogy kinél milyen mértékű, egyedi döntés. Mások a célok, más az ügyfélkör. Van, aki csak minimálisat tesz érte, mert muszáj, másokat motiválhat az, hogy papírmentes iroda legyen, és kihasználják az ebben rejlő lehetőségeket, értéket teremtve ezáltal az ügyfeleknek, és több időt maguknak. Izgatottsággal tölthet el, hogy az információáramlás megváltozik, már mi könyvelők sem utólag értesülünk a gazdasági eseményekről, hanem folyamatosan töltődnek az adatok le például az online számla adatbázisból. Ha folyamatosan kapjuk az adatokat, az időnket is jobban be tudjuk osztani, és az ügyfélnek is jóval naprakészebb információkkal tudunk szolgálni.

Esetleges félelemeinket leküzdve érdemes tehát kihasználni a digitalizáció nyújtotta előnyöket, de tartsuk szem előtt, hogy mit sem ér, ha nem teszünk bele kellő energiát az elején, és folyamatos figyelmet később. Amennyiben szentelünk rá időt, sokszorosan térül meg később.

 

 

Grebenár Renáta

 

TOVÁBBI FOLYAMATOS SZAKMAI TÁMOGATÁSÉRT KATTINTS: