Kérdése van a tagsággal kapcsolatban?

06-23/365-666  |  info@minke.hu

Mutasd a menüt

Befektetés a digitalizált jövőbe – A DÖNTÉS FOLYAMATA – 4.rész

Ha a félelmeink már nem jelentenek akadályt a változtatásban (mert tudomásul vettük, hogy vannak), és készen állunk rá, hogy megfontoljuk a rendelkezésre álló alternatívákat, akkor indulhat el

 

A döntés folyamata

 

Ha már eljutottunk addig, hogy dönteni fogunk, akkor nyilván szeretnénk a legjobb választást megtalálni. Ehhez figyelembe kell venni az összes lehetőséget és várható következményt, majd értékelni kell ezeket a szerint, hogy mennyire szolgálják az elérni kívánt célt. Nyilván ez lehetetlen vállalkozás, hiszen képtelenség mindent számításba venni, ezért fontos a prioritások meghatározása.

 

Mivel a túl sok opció zavart okoz, ezért először le kell szűkíteni a lehetőségek körét maximum 2-3 alternatívára. Ne kezdjünk tehát egyszerre 20 programot összehasonlítani, mert csak összezavarodunk. Határozzuk meg, hogy számunkra mi a fontos, és ennek mentén kezdjünk kutakodni, programokat kipróbálni, ismerősöktől érdeklődni! (Gyakran előfordul, hogy az a program, melyet valaki imád használni, a másik számára borzalmas. Tehát mindenképpen keressünk olyan alternatívákat, melyek számunkra megfelelőek lehetnek.) Nézzük meg, hogy a jelenleg általunk használt programoknak vannak-e olyan fejlesztései, amelyek előnyeit még nem aknáztuk ki!

 

Ha már leszűkítettük a kört 2-3 alternatívára, akkor elővehetjük a “döntőpapírt”. (Így hívom azt a papírdarabot, melynek tetejére felírom a döntési alternatívát, majd alatta csinálok 4 oszlopot. A bal oldali két oszlopba az “Igen”, a jobb oldali két oszlopba a “Nem” válasz pozitív és negatív következményeit írom fel.)

 

Ez a Franklin-féle döntési modell, melyet nagyon jól lehet használni objektív döntések meghozatalához. (Az objektivitást tovább segíti, ha az érvek-ellenérvek felírása után súlyozzuk is a leírtakat fontosság szerint.)

 

Például: a döntési alternatívám az volt, hogy vegyek-e egy gyors szkennert, vagy maradjak a meglévő nyomtatómban már úgyis benne lévő, ám lassabb szkennelőnél. (Ez azért volt fontos, számomra, mert a szkennelt bizonylatok között könnyebb keresni, mint a papírok között, és már a NAV is mindent szkennelve kér.) Tehát elővettem a “döntőpapírt” és leírtam az alábbiakat:

 

Veszek gyors szkennert

Nem veszek gyors szkennert

előnye

hátránya

előnye

hátránya

– időt takarítok meg vele (havi 4 órát)

– helyet kell neki találni

– nem kell helyet keresnem neki

– lassabb munka

– ettől nyugodtabb vagyok, több időm marad a könyvelői munkára

– pénzbe kerül (kb. 150-200.000,- Ft)

– nem kell költenem rá, megmarad 150-200.000,- Ft-om

– ki kell fizetnem a dolgozó szkenneléssel töltött plusz idejét (kb. 10.000,- Ft/hó költség)

– több szkennerem lesz (egyik tönkremegy, ott a másik)

 

 

 

 

És még írtam pár dolgot, de igazából már az első két sornál eldőlt, hogy megéri a befektetést, hiszen ha havonta 4 órát megspórolok, akkor átlag bérköltséggel számolva kb. 1 év alatt behozza az árát (utána már csak hasznot termel). Ráadásul jókedvűen állunk neki szkennelni is, mert nem kell órákat eltölteni a gép mellett.

 

Persze másféle módszert is alkalmazhatunk, sőt akár a megérzéseinkre is hallgathatunk, azonban sokkal jobb érzés, ha az intuícióinkat objektív tényekkel is alátámasztjuk, ezért mindenképpen alkalmazzuk a listaírást!

 

Szeretjük, ha a döntéseink jó érzéssel töltenek el. Ennek elérésében sokat segít, ha nem azt nézzük, hogy miről mondunk le a változtatással, hanem azt, hogy mit választunk helyette, s ez mennyiben könnyíti meg majd az életünket.

 

A döntési folyamat során sokat segíthet az egyik számviteli alapelv is, ugyanis a költség-haszon összevetésének elvével meghatározhatjuk, hogy a változtatás megéri-e nekünk. Ha például egy program 100.000,- Ft-tal többe kerül, mint a másik, viszont az automatizmusok használata miatt megtakaríthatjuk vele egy munkavállaló munkaidejét, akkor már biztos, hogy a drágább program éri meg jobban (vagy azért, mert megmarad egy munkavállaló bérköltsége a zsebünkben, vagy azért, mert a felszabadult idő kihasználására újabb fizető ügyfelek könyvelését vállalhatjuk el).

 

A döntési folyamat a következőképpen zajlik:

  1. A döntési helyzet felismerése (változtatnom kell).
  2. Helyzetfelmérés, helyzetelemzés (meghatározom, mi az, amin változtatnom kell).
  3. Célkitűzések, kritériumok meghatározása (mit szeretnék elérni).
  4. Alternatívák kidolgozása és értékelése (pl. Franklin-féle döntési modellel, lehetőleg számszerűsítve az egyes alternatívák hatását).
  5. Döntés (kiválasztom a számomra megfelelő megoldást).
  6. Végrehajtás (talán ez a legidőigényesebb, hiszen a tanulási folyamat sohasem könnyű, de megéri).
  7. Ellenőrzés (a döntésünk helyességét ne 1 héttel a végrehajtás megkezdése után ellenőrizzük le, hagyjunk időt a tanulási folyamat eredményeinek jelentkezésére).

 

A döntési folyamatba mindenképpen vonjuk be munkatársainkat (még akkor is, ha mi már eldöntöttük, mit szeretnénk)! Ugyanis a későbbiek során nagy szükségünk lesz az ő támogató segítségükre is, illetve ha ők nem támogatnak bennünket döntésünkben, akkor az nagyon rossz hatással lesz a munkamorálra, így a teljesítményre is. Ráadásul lehetnek nagyon jó ötleteik, és a “több szem többet lát” elv alapján akár megtalálhatják ők a számunkra legjobb megoldást. A közösen meghozott döntés pedig erős motivációs tényező a megvalósítás során.

 

Amit viszont tudnunk kell: minél tovább halogatjuk a fejlesztések bevezetését, annál nehezebb lesz a munkánkat az új kihívásoknak megfelelő színvonalon elvégezni, és annál nagyobb versenyhátrányba kerülünk a változtatni képes társainkhoz képest. Ráadásul a változtatás elodázásáért a legdrágább kincsünkkel: az időnkkel kell fizetni. Ugyanis a digitalizáció által most kezünkbe kerülő eszközök alkalmazása rengeteg időt takarít meg a kezdeti betanulási időszak (néhány hónap, max. egy év) után.

Néhány példa a saját irodámban végrehajtott fejlesztések hatásáról:

– Egy gyors szkennerrel tized annyi idő alatt tudjuk a bizonylatokat beszkennelni, mint egy normál, nyomtatóval ötvözött szkenner használatával. Ezzel egy hónapban kb. 4 órát takarítunk meg.

– 100 db vevőszámla rögzítése manuálisan kb. 3,5 óra (nagy odafigyeléssel, hogy minden számot pontosan vigyünk fel), majd az ellenőrzés még kb. 1 óra. Ugyanez a számlázó programból a könyvelő programba importálással 10 perc, plusz az ellenőrzés még kb. 1 óra.

– 100 db szállítói számla rögzítése manuálisan – bonyolultságtól függően – kb. 5-6 óra (ha gyorsan dolgozunk), Billcityben történő rögzítéssel és onnan való importálással max. 2 óra (mivel a program öntanuló – egy idő után tudja, mit hova szoktunk az adott cégben könyvelni -, plusz a NAV-val összekötve onnan leemeli a számla összes adatát, így nem kell felpötyögni azt sem). Természetesen az ellenőrzésre mindkét esetben rá kell szánni még kb. 1 órát.

– Jelenleg a bankkivonatok sok könyvelő programba beemelhetőek, beállíthatók az automatizmusok (pl. megadhatjuk, hogy a bankköltséget 532-re könyvelje, a dolgozónak való utalást 471-re, de a közlemény rovat alapján automatikusan ki is egyenlíti a szállítói és vevőszámlákat), így a bankkivonat lekönyvelési ideje is a töredékére csökkent, és még tovább fog csökkenni, amikor már a bankkal közvetlenül össze lesz kötve a könyvelő program. Nekünk lényegében csak ellenőrizni kell, hogy jól könyvelte-e le, illetve azt a néhány tételt, amit nem tudott beazonosítani, nekünk kell lekönyvelnünk (persze a számok és a partner már így is adott lesz).

 

Ezek az én adataim, természetesen másnál nem biztos, hogy ugyanilyen időnyereség jelentkezik az újdonságok használatával (lehet, hogy több, lehet, hogy kevesebb, de biztosan lesz időnyereség).

 

Sorolhatnék még számtalan okot, amiért érdemes minél előbb a “digitalizáció útjára lépni”, de szerintem mindenki érzi, hogy nem húzhatja már sokáig az időt, hiszen ahogy Lee Iacocca (a Ford, majd a Chrysler vezérigazgatója) is nagyon helyesen mondta: “Még a jó döntés is rossz döntés, ha túl későn hozzák meg.”

 

Kívánok tehát mindenkinek jó döntést! (Ebben a következő hetekben megjelenő cikkek is biztosan segíteni fognak.)

 

 

                                                                                                             Mészáros Anikó