„Először azt hittük, csak lassú a rendszer. Tíz perccel később már tudtuk, hogy komoly baj van.”
Így kezdte történetét egy közepes méretű könyvelőiroda vezetője, amikor egy szakmai beszélgetés során szóba került az adatbiztonság kérdése. A probléma első pillantásra nem tűnt rendkívülinek. Egy kolléga nem érte el a központi dokumentumtárat. Néhány perccel később a bérszámfejtési állományok sem nyíltak meg. A szerveren tárolt könyvelési adatbázisok egy része pedig egyszerűen eltűnt a felhasználók elől.
Az ilyen történeteket sokan azonnal kibertámadással azonosítják. Pedig az adatvesztések jelentős része ennél jóval hétköznapibb okokra vezethető vissza. Meghibásodik egy merevlemez. Elromlik egy SSD. Sérül egy RAID-rendszer. Véletlenül törölnek egy mappát. Egy villámcsapás vagy áramingadozás tönkreteszi az adattárolót.
A végeredmény azonban ugyanaz: a vállalkozás működéséhez nélkülözhetetlen információk egyik pillanatról a másikra elérhetetlenné válnak.
A könyvelőszakma különösen érzékeny erre a problémára. Bár minden vállalkozás számára fontosak az adatok, egy könyvelőiroda gyakorlatilag az adatokból él. A számítógépek, monitorok, irodabútorok és szoftverlicencek nélkülözhetetlen eszközök, de valójában nem ezek képviselik a legnagyobb értéket. A valódi vagyon az a több ezer vagy akár több millió digitális adat, amely az ügyfelek pénzügyeit, adózási ügyeit, bérszámfejtését és üzleti működését dokumentálja.
A könyvelőiroda, amelynek minden adata egyetlen eszközön volt
Néhány évvel ezelőtt egy kisebb könyvelőiroda vezetője egy konferencián arról beszélt, hogy náluk soha nem fordult elő komoly adatvesztés.
A rendszer egyszerű volt. Minden adat egy központi hálózati adattárolón helyezkedett el. A munkatársak erről dolgoztak, ide mentették a dokumentumokat, és itt tárolták az ügyfelek több évre visszamenő pénzügyi anyagait.
A NAS-rendszer megbízhatóan működött. Évekig. Aztán egy hétfő reggel nem indult el. A kollégák először arra gondoltak, hogy valamilyen szoftveres hibáról lehet szó. Újraindították a rendszert. Ellenőrizték a hálózatot. Megpróbálták másik számítógépről elérni. Sikertelenül.
Néhány órával később már világossá vált, hogy a probléma az adattároló hardverével kapcsolatos.
A helyzetet súlyosbította, hogy a biztonsági mentés hónapok óta nem futott megfelelően. Senki nem ellenőrizte rendszeresen, valóban elkészülnek-e a mentések, és visszaállíthatók-e az adatok. A könyvelőiroda gyakorlatilag elveszítette több száz ügyfél teljes adatállományát.
Az eset végül szerencsésen zárult, mert az adatok jelentős része professzionális adatmentési eljárással helyreállítható volt. Azonban a kiesett idő, a bizonytalanság és az ügyfelek tájékoztatása így is jelentős terhet rótt a vállalkozásra.
Ez a történet sajnos nem egyedi.
Miért különösen sérülékeny a könyvelési szektor?
A könyvelők sajátos helyzetben vannak. Miközben egy gyártó vállalat legfontosabb értékei lehetnek a gépek, a készletek vagy a termelési kapacitás, egy könyvelőiroda működése szinte teljes egészében digitális információkra épül.
Ezek közé tartoznak:
- főkönyvi nyilvántartások,
- adó- és járulékbevallások,
- bérszámfejtési adatok,
- elektronikus számlák,
- szerződések,
- banki kivonatok,
- ügyféllevelezések,
- archivált dokumentumok,
- elektronikus aláírással ellátott állományok.
Sok esetben az adott dokumentumokból nincs papíralapú másolat. Ha pedig van, azok újrafeldolgozása rendkívül időigényes lenne.
A digitalizáció számos előnyt hozott a szakmának. Gyorsabbá vált az ügyintézés, egyszerűbbé az adatszolgáltatás és hatékonyabbá a dokumentumkezelés. Ugyanakkor a digitális működés új típusú függőséget is teremtett. Ha az adatok nem érhetők el, a munka gyakran azonnal megáll.
Az adatvesztés nem mindig látványos
Amikor adatvesztésről hallunk, sokan elképzelnek egy füstölgő szervert vagy egy vízzel elárasztott irodát, de a valóság általában sokkal prózaibb:
- Egyszer csak nem ismeri fel a pendrive-ot a számítógép.
- Egy SSD egyszerűen nem jelentkezik be a rendszerbe.
- Egy merevlemez kattogni kezd.
- Egy NAS, vagy RAID-tömb egyik meghajtója meghibásodik, majd rövid időn belül a második is.
- Valaki véletlenül töröl egy mappát, és csak napokkal később veszi észre.
- Egy rendszerfrissítés során megsérül az adatbázis.
- Egy hibás vezérlőelektronika miatt az adattároló működésképtelenné válik.
A legtöbb esetben nincs drámai jelenet. Egyszerűen csak eltűnik a hozzáférés az adatokhoz és ezzel együtt a normál üzletmenet is összeomlik.
A biztonsági mentés mítosza
Ha könyvelőket kérdezünk az adataik biztonságáról, szinte mindenki ugyanazzal kezdi:
„Nálunk van rendszeresen biztonsági mentés.”
Ez természetesen jó hír. Ugyanakkor a szakemberek szerint az adatvesztési esetek jelentős részében a biztonsági mentések valamilyen okból nem használhatók.
Előfordul, hogy:
- a mentés hónapok óta nem fut;
- a mentés sérült;
- a mentés hiányos;
- a mentés ugyanazon az eszközön található;
- a visszaállítási folyamat soha nem lett tesztelve.
Sok szervezet összekeveri a backup meglétét a visszaállíthatósággal. Pedig a kettő nem ugyanaz. Gyakran egy adatmentési incidens során derül ki először, hogy a papíron működő folyamat a gyakorlatban nem nyújt megfelelő védelmet.
Amikor minden perc számít
A könyvelési szakmában az idő különösen kritikus tényező. Egy gyártósor néhány órás leállása jelentős veszteséget okozhat. Egy könyvelőiroda esetében azonban a problémát gyakran súlyosbítják a jogszabályi határidők.
Hónapzárás, áfabevallás, bérszámfejtés, éves beszámoló, audit.
Ezek a folyamatok nem várnak arra, hogy egy adattároló helyreálljon. Az ügyfelek sem tudják elhalasztani saját kötelezettségeiket azért, mert a könyvelőiroda informatikai problémával küzd. Éppen ezért egy adatvesztés nem pusztán technikai kérdés.
Valójában üzletmenet-folytonossági probléma.
A leggyakoribb hiba: a jó szándékú beavatkozás
Az adatmentéssel foglalkozó szakemberek gyakran említenek egy visszatérő jelenséget. A felhasználó észleli a problémát, majd megpróbálja saját maga megoldani.
- Újraindítja az eszközt,
- Többször is…
- Különböző ingyenes helyreállító programokat futtat,
- Újraformázza a meghajtót,
- Rendszert telepít rá,
- Szétszereli az eszközt.
Mindezt jó szándékkal.
A probléma az, hogy ezek a lépések sok esetben tovább rontják az adatok helyreállításának esélyeit. Különösen igaz ez, ha HDD-ről beszélünk, ahol mechanikai sérülés esetén minden indokolatlan próbálkozás újabb hibás szektorok ezreit generálja, vagy modern SSD-k esetében, ahol bizonyos műveletek után az adatok véglegesen elveszhetnek.
Mi történik egy professzionális adatmentés során?
Első lépésként az ügyfél megadja adatait és az adatvesztés részleteit a KÜRT Adatmentés honlapján található „Adatvesztés bejelentése” űrlapon, majd az
adathordozó laborba való beérkezése után mérnökeink állapotfelmérést végeznek.
Megállapítják:
- a hiba típusát;
- az adattároló állapotát;
- a sérülés mértékét;
- a helyreállítás lehetőségeit.
Ezek alapján árajánlat készül, mely mindig a hiba súlyosságának megfelelő technológiai folyamatot tükrözi.
Megrendelés után következik maga a mentési folyamat, amely az eset jellegétől függően lehet logikai és/vagy fizikai helyreállítás.
Egyes esetekben speciális tisztatér-laboratóriumi környezetre van szükség, különösen mechanikai sérülések esetén.
A cél minden esetben ugyanaz: a lehető legtöbb adat visszanyerése.
Az ügyfél szemszögéből
Egy adatvesztés nem technológiai esemény. Az ügyfél számára inkább stresszhelyzet.
A könyvelőiroda vezetője nem azt kérdezi, milyen vezérlőchip hibásodott meg az SSD-ben.
Azt szeretné tudni:
- Meglesznek az adatok?
- Mennyi idő alatt?
- Folytatható lesz a munka?
- Értesíteni kell az ügyfeleket?
- Elvesztek a bevallások?
- Újra kell építeni az adatbázist?
Ezek valós üzleti kérdések.
Éppen ezért az adatmentés valójában nem csupán technológiai szolgáltatás, hanem valódi üzletmenet-helyreállítási eszköz is.
A megelőzés szerepe
Az adatmentési szakemberek többsége ugyanazt mondja:
A legjobb adatmentés az, amelyre nincs szükség.
A KÜRT Adatmentés két alaptételt fogalmazott meg a közel 40 évnyi tapasztalat alapján:
- Nem létezik tökéletes adattároló, csak tökéletes adattárolási módszer.
- Mindig az adat értékének megfelelő mennyiségű másolatunk legyen.
Ahhoz, hogy ez megvalósulhasson, az alábbiak elengedhetetlenek:
- többszintű biztonsági mentési stratégia;
- a biztonsági mentés rendszeres tesztelése;
- lokációban is elkülönített mentések;
- felhasználói oktatás;
- korszerű informatikai infrastruktúra;
- incidenskezelési terv.
Mindezek ellenére azonban a kockázat soha nem szüntethető meg teljesen, hiszen a hardverek meghibásodhatnak, az emberek hibáznak.
Ezért fontos tudni, hogy probléma esetén milyen lehetőségek állnak rendelkezésre.
A végső tanulság
A legtöbb könyvelőiroda soha nem gondolja, hogy éppen vele történik meg az adatvesztés.
Aztán egy nap nem indul el a NAS. Nem érhető el a szerver. Nem nyílik meg az adatbázis. A képernyőn hibaüzenet jelenik meg.
És hirtelen világossá válik, hogy a vállalkozás legértékesebb vagyona nem az irodában található bútorokban, nem a számítógépekben és nem is a szoftverekben rejlik.
Hanem azokban az adatokban, amelyek az ügyfelek bizalmát, a napi működést és a vállalkozás jövőjét hordozzák.
A kérdés nem az, hogy előfordulhat-e adatvesztés.
A kérdés az, hogy amikor bekövetkezik, a szervezet felkészült-e a következmények kezelésére, rendelkezik-e megfelelő mentési stratégiával, és tudja-e, kihez fordulhat akkor, amikor a hagyományos informatikai megoldások már nem elegendők.
A könyvelés világában ugyanis az adatok elvesztése nem egyszerűen technikai hiba. Sokkal inkább egy üzleti válsághelyzet kezdete lehet. Az ilyen helyzetekben pedig minden visszaszerzett dokumentum, minden helyreállított adatbázis és minden megmentett ügyféladat nemcsak információt jelent, hanem időt, pénzt, bizalmat és üzleti folytonosságot is.
Ebben tud segíteni a KÜRT Adatmentés.
Értéket mentünk. 1989 óta.